Hazardous process தொழிலாளர்களின் medical records: யார் பார்க்கலாம், எவ்வளவு காலம் வைத்திருக்க வேண்டும்?

Reviewed by InfraVeritas360 ResearchFirst published 10 October 2026Last reviewed 11 October 2026

Sources: DPDP Act, 2023 and DPDP Rules, 2025 (MeitY)

இது மொழிபெயர்த்த வழிகாட்டல்; legal advice அல்ல. சட்டச் சொற்கள் அவற்றின் English பெயருடன் காட்டப்பட்டுள்ளன. சந்தேகம் இருந்தால் English version-உம் Act-இன் official text-உம்தான் பொருந்தும். இந்தப் பக்கத்தை ஆங்கிலத்தில் படிக்கவும்

சுருக்கமான பதில்: தொழிலாளர், medical team, inspectors; மற்றவர்களுக்கு fitness முடிவு மட்டும்

OSH Code படி hazardous process-ல் வேலை செய்யும் தொழிலாளர்களுக்கு pre-employment, periodic, post-exposure medical check-up நடக்கிறது. அவர்களின் health records வைத்திருப்பது கட்டாயம்; தொழிலாளரும் inspectors-உம் அவற்றைப் பார்க்கலாம். இந்த records-ஐ medical centre அல்லது occupational health team-இடமே வையுங்கள். HR-க்கும் supervisors-க்கும் fitness முடிவு மட்டும் போதும். Code-உம் state rules-உம் சொல்லும் காலம் வரை records வைத்திருங்கள். பிறகு அழித்து, அதற்கு log வையுங்கள்.

சட்டம் என்ன சொல்கிறது

Section 7-ல் சட்டப்படியான கடமைகளும் வேலை தொடர்பான பணிகளும் வருகின்றன; அதனால் medical check-up-க்கு consent தேவையில்லை. Section 8(5) வலுவான safeguards கேட்கிறது. Section 11 படி தொழிலாளர் தன் data-வின் summary கேட்கலாம்.

Section 7: Legitimate uses — consent இல்லாமல் அனுமதிக்கப்பட்டவை. சில uses-க்கு consent தேவையில்லை: ஒரு குறிப்பிட்ட purpose-க்காக ஒருவர் தானாக முன்வந்து கொடுத்த data, சட்டப்படியான கடமைகள், உயிருக்கு ஆபத்து உள்ள medical emergency, epidemic காலத்தில் health services, disaster காலத்தில் பாதுகாப்பு, employment purposes.
Section 8(5) · Rule 6: Reasonable security safeguards — பாதுகாப்பு ஏற்பாடுகள். Reasonable security safeguards மூலம் personal data-வைப் பாதுகாக்க வேண்டும். Rule 6 குறைந்தபட்சத் தேவைகளைப் பட்டியலிடுகிறது: encryption, masking அல்லது tokenisation; access control; logs மற்றும் monitoring; continuity-க்கு backups; logs-ஐக் குறைந்தது ஒரு ஆண்டு வைத்திருத்தல்; processors-உடனான contracts-இல் security terms.
Section 8(7) · Rule 8: Erasure and retention — எப்போது நீக்க வேண்டும், எவ்வளவு காலம் வைக்க வேண்டும். Purpose முடிந்தவுடன் அல்லது consent திரும்பப் பெறப்பட்டவுடன் personal data-வை erase செய்ய வேண்டும். ஏதாவது சட்டம் அதை வைத்திருக்கச் சொன்னால் மட்டுமே விதிவிலக்கு. உங்கள் processors-உம் erase செய்வதை உறுதிசெய்யுங்கள். Rules-இல் சொல்லப்பட்ட purposes-க்காக, ஒவ்வொரு Data Fiduciary-உம் personal data, traffic data, logs-ஐக் குறைந்தது ஒரு ஆண்டு வைத்திருக்க வேண்டும் என்று Rule 8(3) சொல்கிறது.
Sections 11–14 · Rule 14: Rights of the Data Principal — மக்களின் உரிமைகள். மக்கள் தங்கள் data-வின் summary-ஐயும், அது யாருடன் share செய்யப்பட்டது என்பதையும் கேட்கலாம். Correction, completion, updating அல்லது erasure கேட்கலாம், complaint செய்யலாம், தங்களுக்காகச் செயல்பட ஒருவரை nominate செய்யலாம். இதை எப்படிச் செய்வது என்று நீங்கள் வெளியிட வேண்டும்.
Section 8(1)–(2): Data Fiduciary responsibility — vendor வேலை செய்தாலும் பொறுப்பு உங்களுடையது. Data எதற்காக, எப்படிப் பயன்படுத்தப்படுகிறது என்று முடிவு செய்யும் நிறுவனமே (Data Fiduciary) பொறுப்பு. வேலையை ஒரு vendor (Data Processor) செய்தாலும் இது மாறாது. Valid contract இருந்தால் மட்டுமே ஒரு processor-ஐ engage செய்யலாம்.

Steps

Health records எங்கெல்லாம் இருக்கின்றன என்று பட்டியல் போடுங்கள்: medical centre, வெளி clinic, HR files, contractor-இடம் உள்ள files.
எல்லா முடிவுகளையும் medical team-இடம் கொண்டு வாருங்கள்; HR-க்கு fit, unfit அல்லது restricted என்ற note மட்டும் கொடுங்கள்.
பெயர் வாரியாக access கொடுங்கள்; ஒவ்வொரு முறை record திறக்கப்படுவதையும் log செய்யுங்கள்.
தொழிலாளர் தன் record-ஐப் பார்க்க எளிய வழி கொடுங்கள்.
Code, state rules படி retention முடிவு செய்து, schedule படி அழித்துவிடுங்கள்.

வைத்திருக்க வேண்டிய evidence

Records இருக்கும் இடங்களின் பட்டியல்
Access list, logs
Fitness note format
Retention schedule, destruction log

பொதுவான தவறுகள்

HR personal files-ல் blood, lung test முடிவுகள்
Contract இல்லாமல் வெளி clinic-இடம் records
Contract workers-இன் test முடிவுகள் agency-இடம் மட்டும்

யார் என்ன செய்ய வேண்டும்

DPO / Privacy Lead: Health record leak ஆனால் அதிகம் பாதிக்கப்படுவது worker-தான். இதை priority breach-ஆகக் கையாளுங்கள்.
CISO / Security Head: Occupational health system-இல் ஒவ்வொருவருக்கும் பெயருடன் account, logs, encrypted backups இருக்க வேண்டும்.
HR Head: Medical results-ஐ HR files-இலிருந்து எடுத்துவிடுங்கள். Fitness note மட்டும் வையுங்கள்.
Legal & Compliance: Code, state rules-இலிருந்து retention period-ஐ எடுத்து schedule-இல் எழுதுங்கள்.
Operations Head: யார் வேலைக்கு fit என்பது supervisors-க்குத் தெரிந்தால் போதும்; ஏன் என்பது அல்ல. Report அல்ல, note-ஐக் கேளுங்கள்.
Plant Head / Factory Manager: Medical centre உங்கள் plant-இல் உள்ளது. Keys, logins யாரிடம் உள்ளன என்று பாருங்கள்.
Procurement துறை: Outsourced clinics, labs-க்கு data schedule தேவை.

உதாரணம் (ஆங்கிலத்தில்)

A worker in a hazardous process asks for his lung test results. The medical centre gives him a copy within a week. His supervisor had only ever seen a 'fit with restrictions' note, and the access log shows no one outside the medical team opened the record.

Management-இடமிருந்து நல்ல பதில் எப்படி இருக்கும்

“Health records medical team-இடமே இருக்கின்றன; பெயர் வாரியான access-உம் logs-உம் உள்ளன. HR-க்கு fitness notes மட்டுமே தெரியும். தொழிலாளர்கள் தங்கள் records-ஐப் பார்க்கலாம்; contract workers-இன் records-உம் இதே முறையில் வைக்கப்படுகின்றன.” முயற்சியும் நேரமும்: நடுத்தரம் · 6 முதல் 10 வாரங்கள்.

உங்கள் பொறுப்புக்கான முழுப் பக்கத்தைத் திறக்கவும் →