Personal data-வை எவ்வளவு காலம் வைத்திருக்கலாம்?
Reviewed by InfraVeritas360 ResearchFirst published Last reviewed
Sources: DPDP Act, 2023 and DPDP Rules, 2025 (MeitY)
இது மொழிபெயர்த்த வழிகாட்டல்; legal advice அல்ல. சட்டச் சொற்கள் அவற்றின் English பெயருடன் காட்டப்பட்டுள்ளன. சந்தேகம் இருந்தால் English version-உம் Act-இன் official text-உம்தான் பொருந்தும். இந்தப் பக்கத்தை ஆங்கிலத்தில் படிக்கவும்
சுருக்கமான பதில்: சட்டம் அல்லது business சொல்லும் காலம் வரை; பிறகு erase
Purpose-க்கு எவ்வளவு காலம் தேவையோ, அல்லது சட்டம் எவ்வளவு காலம் கேட்கிறதோ, அதுவரை வைத்திருங்கள்; பிறகு erase செய்யுங்கள். Rule 8(3)-இன்படி ஒவ்வொரு நிறுவனமும் personal data-வையும் logs-ஐயும் குறைந்தது ஒரு வருடம் வைத்திருக்க வேண்டும். Record type வாரியாக retention schedule எழுதுங்கள். ஒவ்வொரு காலத்துக்கும் எதிரே சட்டம் அல்லது காரணம் இருக்கட்டும்.
சட்டம் என்ன சொல்கிறது
Section 8(7): purpose முடிந்ததும் erasure, சட்டம் retention கேட்டால் தவிர. Rule 8(3): personal data, traffic data, logs-க்குக் குறைந்தது ஒரு வருடம்.
- Section 8(7) · Rule 8: Erasure and retention — எப்போது நீக்க வேண்டும், எவ்வளவு காலம் வைக்க வேண்டும். Purpose முடிந்தவுடன் அல்லது consent திரும்பப் பெறப்பட்டவுடன் personal data-வை erase செய்ய வேண்டும். ஏதாவது சட்டம் அதை வைத்திருக்கச் சொன்னால் மட்டுமே விதிவிலக்கு. உங்கள் processors-உம் erase செய்வதை உறுதிசெய்யுங்கள். Rules-இல் சொல்லப்பட்ட purposes-க்காக, ஒவ்வொரு Data Fiduciary-உம் personal data, traffic data, logs-ஐக் குறைந்தது ஒரு ஆண்டு வைத்திருக்க வேண்டும் என்று Rule 8(3) சொல்கிறது.
- Section 8(5) · Rule 6: Reasonable security safeguards — பாதுகாப்பு ஏற்பாடுகள். Reasonable security safeguards மூலம் personal data-வைப் பாதுகாக்க வேண்டும். Rule 6 குறைந்தபட்சத் தேவைகளைப் பட்டியலிடுகிறது: encryption, masking அல்லது tokenisation; access control; logs மற்றும் monitoring; continuity-க்கு backups; logs-ஐக் குறைந்தது ஒரு ஆண்டு வைத்திருத்தல்; processors-உடனான contracts-இல் security terms.
Steps
- உங்களிடம் உள்ள record types-ஐ list செய்யுங்கள்.
- ஒவ்வொன்றுக்கும் காலத்தை எழுதுங்கள்; கூடவே சட்டம், regulator rule அல்லது business காரணம்.
- காலம் எப்போது தொடங்கும் என்று trigger வையுங்கள்: relationship முடிவு, transaction தேதி, exit தேதி.
- முடிந்த இடங்களில் deletion-ஐ automate செய்யுங்கள்; paper records-க்கு shredding schedule போடுங்கள்.
- Deletion log வைத்திருங்கள்.
வைத்திருக்க வேண்டிய evidence
- Legal approve செய்த retention schedule
- Deletion log
- Shredding அல்லது disposal certificates
பொதுவான தவறுகள்
- Storage மலிவு என்பதால் 'எல்லாவற்றையும் என்றென்றும் வைப்பது'
- சட்டம் சொல்லும் குறைந்தபட்ச காலத்துக்கு முன்பே delete செய்வது
- Email, shared drives, backups-ஐ மறந்துவிடுவது
யார் என்ன செய்ய வேண்டும்
- DPO / Privacy Lead: Schedule-ஐ நீங்கள் draft செய்யுங்கள். ஆனால் Legal-உம் ஒவ்வொரு department head-உம் தங்கள் rows-இல் கையெழுத்திட வேண்டும். Deletion உண்மையில் நடக்கிறதா என்று பார்ப்பதுதான் உங்கள் வேலை.
- HR Head: Ex-employee files தான் வழக்கமாகக் குவிந்து கிடப்பவை. Labour-law குறைந்தபட்சக் காலங்களுடன் record வகை வாரியாகக் காலத்தை முடிவு செய்து, அதன் பிறகு delete செய்யுங்கள்.
- Internal Audit Head: ஒரு record வகையை எடுத்து, deletion உண்மையில் நடந்ததா என்று பாருங்கள்.
- CFO / Finance Head: Tax, audit காலங்கள்தான் பெரும்பாலும் மிக நீண்டவை. Finance records அவற்றைப் பின்பற்றி, பிறகு அழிக்கப்படுகின்றனவா என்று பாருங்கள்.
- Data & Analytics Head: Analytics copies பெரும்பாலும் source-ஐ விட அதிக காலம் இருக்கின்றன. அவற்றுக்குத் தனிக் காலம் வையுங்கள்.
- Admin துறை: Visitor registers, gate passes, paper files-க்கு ஒரு காலமும் shredding தேதியும் வேண்டும்.
- HR துறை: Candidate, employee, ex-employee records-க்குக் காலங்களை முடிவு செய்யுங்கள்.
- Finance துறை: Tax, audit rules சில records-ஐப் பல ஆண்டுகள் வைத்திருக்கச் சொல்கின்றன. அவற்றைப் பட்டியலிடுங்கள். அவை வைக்கப்படும், மற்றவை delete ஆகும்.
- Internal Audit துறை: ஒரு deletion run-ஐச் சரிபாருங்கள்.
- Data & analytics துறை: Analytics copies-க்கும் ஒரு காலம் வேண்டும்.
- Facilities & security துறை: Visitor registers, footage-க்கான காலங்கள்.
- Records & archives துறை: Schedule-உம் destruction log-உம் உங்கள் பொறுப்பு.
Management-இடமிருந்து நல்ல பதில் எப்படி இருக்கும்
“Legal approve செய்த ஒரே retention schedule எங்களிடம் இருக்கிறது. Deletion அதன்படியே நடக்கிறது. Log-ஐக் காட்ட முடியும்.” முயற்சியும் நேரமும்: நடுத்தரம் · 8 முதல் 12 வாரங்கள்.
உங்கள் பொறுப்புக்கான முழுப் பக்கத்தைத் திறக்கவும் →