நம் நிறுவனத்தில் personal data எங்கெல்லாம் இருக்கிறது?
Reviewed by InfraVeritas360 ResearchFirst published Last reviewed
Sources: DPDP Act, 2023 and DPDP Rules, 2025 (MeitY)
இது மொழிபெயர்த்த வழிகாட்டல்; legal advice அல்ல. சட்டச் சொற்கள் அவற்றின் English பெயருடன் காட்டப்பட்டுள்ளன. சந்தேகம் இருந்தால் English version-உம் Act-இன் official text-உம்தான் பொருந்தும். இந்தப் பக்கத்தை ஆங்கிலத்தில் படிக்கவும்
சுருக்கமான பதில்: ஒரு system-க்கு ஒரு row என்று தொடங்குங்கள்
பொதுவாக யாரும் எதிர்பார்ப்பதை விட அதிக இடங்களில்: core systems, email, shared drives, laptops, vendor systems, backups, test copies, spreadsheets, paper. ஒரு system-க்கு ஒரு row என்ற எளிய inventory தான் மற்ற எல்லாக் கடமைகளுக்கும் அடிப்படை.
சட்டம் என்ன சொல்கிறது
Sections 5 முதல் 12 வரை உள்ள ஒவ்வொரு கடமையும், data எங்கே உள்ளது என்று உங்களுக்குத் தெரியும் என்று எடுத்துக்கொள்கிறது. Rule 6 ஒவ்வொரு system-க்கும் safeguards கேட்கிறது. ஒருவர் கேட்கும்போது data-வைக் கண்டுபிடிக்க Section 11 உங்களை எதிர்பார்க்கிறது.
- Section 8(5) · Rule 6: Reasonable security safeguards — பாதுகாப்பு ஏற்பாடுகள். Reasonable security safeguards மூலம் personal data-வைப் பாதுகாக்க வேண்டும். Rule 6 குறைந்தபட்சத் தேவைகளைப் பட்டியலிடுகிறது: encryption, masking அல்லது tokenisation; access control; logs மற்றும் monitoring; continuity-க்கு backups; logs-ஐக் குறைந்தது ஒரு ஆண்டு வைத்திருத்தல்; processors-உடனான contracts-இல் security terms.
- Sections 11–14 · Rule 14: Rights of the Data Principal — மக்களின் உரிமைகள். மக்கள் தங்கள் data-வின் summary-ஐயும், அது யாருடன் share செய்யப்பட்டது என்பதையும் கேட்கலாம். Correction, completion, updating அல்லது erasure கேட்கலாம், complaint செய்யலாம், தங்களுக்காகச் செயல்பட ஒருவரை nominate செய்யலாம். இதை எப்படிச் செய்வது என்று நீங்கள் வெளியிட வேண்டும்.
- Section 8(7) · Rule 8: Erasure and retention — எப்போது நீக்க வேண்டும், எவ்வளவு காலம் வைக்க வேண்டும். Purpose முடிந்தவுடன் அல்லது consent திரும்பப் பெறப்பட்டவுடன் personal data-வை erase செய்ய வேண்டும். ஏதாவது சட்டம் அதை வைத்திருக்கச் சொன்னால் மட்டுமே விதிவிலக்கு. உங்கள் processors-உம் erase செய்வதை உறுதிசெய்யுங்கள். Rules-இல் சொல்லப்பட்ட purposes-க்காக, ஒவ்வொரு Data Fiduciary-உம் personal data, traffic data, logs-ஐக் குறைந்தது ஒரு ஆண்டு வைத்திருக்க வேண்டும் என்று Rule 8(3) சொல்கிறது.
- Section 3: Application of the Act — யாருக்குப் பொருந்தும். India-வில் process செய்யப்படும் digital personal data-க்கு Act பொருந்தும். Paper records digitise செய்யப்பட்டவுடன் அவற்றுக்கும் பொருந்தும். India-வில் உள்ள மக்களுக்கு goods அல்லது services வழங்கும் வெளிநாட்டு நிறுவனங்களுக்கும் இது பொருந்தும்.
Steps
- முதலில் systems-ஐ list செய்யுங்கள்; பிறகு shared drives, email, spreadsheets, paper stores.
- ஒவ்வொன்றுக்கும் குறித்து வையுங்கள்: யாருடைய data, எந்த items, purpose, owner, hosting location, vendors.
- Copies-ஐயும் சேருங்கள்: backups, test, analytics.
- ஒவ்வொரு owner-உம் தங்கள் rows-ஐ confirm செய்யட்டும்.
- ஒரு system வாங்கும்போதோ நிறுத்தும்போதோ இதை update செய்யுங்கள்.
வைத்திருக்க வேண்டிய evidence
- Data inventory
- Owners கொடுத்த confirmations
- Change log
பொதுவான தவறுகள்
- யாரும் முடிக்காத 200-column spreadsheet
- Departments தாங்களே வாங்கிய SaaS tools-ஐ விட்டுவிடுவது
- ஒவ்வொரு row-க்கும் owner இல்லை
யார் என்ன செய்ய வேண்டும்
- CIO / IT Head: உங்கள் application list-இலிருந்தும் cloud bills-இலிருந்தும் தொடங்குங்கள். ஒவ்வொரு system-க்கும் ஒரு owner, hosting location, அதைத் தொடும் vendors list வேண்டும்.
- CTO / Engineering Head: ஒவ்வொரு புதிய service-உம் live ஆகும்போதே தன்னை inventory-இல் register செய்ய வேண்டும்.
- Data & Analytics Head: ஒவ்வொரு data set-ஐயும் அதன் source-உடன் register செய்யுங்கள்.
- IT துறை: System list IT-இடம்தான் உள்ளது. தனியாக ஒரு spreadsheet தொடங்காமல், அதிலேயே personal data columns சேருங்கள்.
Management-இடமிருந்து நல்ல பதில் எப்படி இருக்கும்
“Personal data உள்ள systems-க்கு ஒரு inventory எங்களிடம் உள்ளது. ஒவ்வொன்றுக்கும் ஒரு owner இருக்கிறார். இந்த quarter-இல் அது confirm செய்யப்பட்டது.” முயற்சியும் நேரமும்: நடுத்தரம் · 4 முதல் 10 வாரங்கள்.
உங்கள் பொறுப்புக்கான முழுப் பக்கத்தைத் திறக்கவும் →