எங்களிடம் தன்னைப் பற்றி என்ன data உள்ளது என்று ஒருவர் கேட்கிறார். என்ன அனுப்புவது?
Reviewed by InfraVeritas360 ResearchFirst published Last reviewed
Sources: DPDP Act, 2023 and DPDP Rules, 2025 (MeitY)
இது மொழிபெயர்த்த வழிகாட்டல்; legal advice அல்ல. சட்டச் சொற்கள் அவற்றின் English பெயருடன் காட்டப்பட்டுள்ளன. சந்தேகம் இருந்தால் English version-உம் Act-இன் official text-உம்தான் பொருந்தும். இந்தப் பக்கத்தை ஆங்கிலத்தில் படிக்கவும்
சுருக்கமான பதில்: ஆம், தெளிவான summary, publish செய்த timeline-க்குள்
உங்களிடம் உள்ள அவருடைய personal data-வின் summary, அதை வைத்து என்ன செய்கிறீர்கள், வேறு எந்த நிறுவனங்களுடன் share செய்தீர்கள், என்ன share செய்தீர்கள் என்பதை அனுப்புங்கள். முதலில் அந்த நபரின் identity-ஐ check செய்யுங்கள். Request-ஐ log செய்து, உங்கள் reply-இன் copy-ஐ வைத்திருங்கள்.
சட்டம் என்ன சொல்கிறது
Section 11: summary பெறும் உரிமையும், data share செய்யப்பட்ட நிறுவனங்களின் list பெறும் உரிமையும் உண்டு. Rule 14: requests எப்படிக் கொடுப்பது என்று publish செய்ய வேண்டும், publish செய்த காலத்துக்குள் பதில் தர வேண்டும்.
- Sections 11–14 · Rule 14: Rights of the Data Principal — மக்களின் உரிமைகள். மக்கள் தங்கள் data-வின் summary-ஐயும், அது யாருடன் share செய்யப்பட்டது என்பதையும் கேட்கலாம். Correction, completion, updating அல்லது erasure கேட்கலாம், complaint செய்யலாம், தங்களுக்காகச் செயல்பட ஒருவரை nominate செய்யலாம். இதை எப்படிச் செய்வது என்று நீங்கள் வெளியிட வேண்டும்.
- Section 8(9)–(10) · Rules 9, 14: Contact person and grievance redressal — தொடர்பு நபரும் complaints-உம். Personal data பற்றிய கேள்விகளுக்குப் பதில் சொல்லக்கூடிய DPO-வின் அல்லது வேறொரு நபரின் business contact-ஐ வெளியிட வேண்டும். ஒரு செயல்படும் grievance process வைத்திருந்து, reasonable காலத்துக்குள், 90 நாட்களுக்கு மிகாமல் பதில் தர வேண்டும்.
Steps
- Request வந்த அன்றே அதை ஒரே register-இல் log செய்யுங்கள்.
- ஏற்கெனவே உங்களிடம் உள்ள விவரங்களை வைத்து identity-ஐ verify செய்யுங்கள்.
- Vendors-இடம் உள்ள copies உட்பட, எல்லா systems-இலும் தேடுங்கள்.
- எளிய summary எழுதுங்கள்: என்ன data, ஏன் பயன்படுகிறது, யாருக்குப் போனது.
- அதை அனுப்புங்கள். Request, search notes, reply மூன்றையும் file செய்யுங்கள்.
வைத்திருக்க வேண்டிய evidence
- Request register
- ஒவ்வொரு request-க்கும் search notes
- ஒவ்வொரு reply-இன் copy, தேதியுடன்
பொதுவான தவறுகள்
- Raw database dump-ஐ அப்படியே அனுப்புவது
- Vendors-இடம் உள்ள data-வை மறந்துவிடுவது
- அனுப்பும் முன் identity check செய்யாதது
யார் என்ன செய்ய வேண்டும்
- DPO / Privacy Lead: Data மற்ற teams-இடம் இருந்தாலும் requests உங்களிடம்தான் வரும். ஒவ்வொரு system owner-உடனும் பதில் தரும் நேரத்தை முன்பே பேசி முடிவு செய்யுங்கள். அப்போதுதான் 25-ஆவது நாளில் ஆட்களைத் துரத்த வேண்டியிருக்காது.
- Operations Head: பெரும்பாலான requests front-line staff-இடம்தான் வருகின்றன. அவர்களே பதில் சொல்லாமல், request-ஐ log செய்து அதே நாளில் அனுப்பக் கற்றுக்கொடுங்கள்.
- Branch / Business Head: மக்கள் கேட்கக்கூடிய data உங்கள் பகுதியில் உள்ளவர்களிடம் உள்ளது. Request-ஐ யார் log செய்வார், யார் தேடுவார் என்று தெரிந்து வையுங்கள்.
- Product Head: Users தங்கள் data-வைப் பார்க்கவும் download செய்யவும் ஒரு வழியை design செய்யுங்கள்.
- HR துறை: HR தங்களைப் பற்றி என்ன வைத்திருக்கிறது என்று staff கேட்கலாம். Summary கொடுக்கும் process-ஐத் தயாராக வையுங்கள்.
- Customer service துறை: ஒவ்வொரு request-ஐயும் வந்த அன்றே log செய்து DPO-வின் register-க்கு அனுப்புங்கள்.
- Sales துறை: Data requests-ஐ DPO-வின் register-க்கு அனுப்புங்கள்.
- Training & L&D துறை: Requests-ஐ log செய்ய front-line staff-க்குக் கற்றுக்கொடுங்கள்.
- Records & archives துறை: யாராவது கேட்டால் records-ஐ வேகமாகக் கண்டுபிடியுங்கள்.
Management-இடமிருந்து நல்ல பதில் எப்படி இருக்கும்
“எல்லா requests-உம் ஒரே register-க்கு வருகின்றன. Publish செய்த நேரத்துக்கு நன்றாக முன்பே பதில் தருகிறோம். ஒவ்வொரு reply-ஐயும் காட்ட முடியும்.” முயற்சியும் நேரமும்: நடுத்தரம் · set up செய்ய 6 முதல் 8 வாரங்கள்.
உங்கள் பொறுப்புக்கான முழுப் பக்கத்தைத் திறக்கவும் →