Employee data-வுக்கு consent தேவையா?
Reviewed by InfraVeritas360 ResearchFirst published Last reviewed
Sources: DPDP Act, 2023 and DPDP Rules, 2025 (MeitY)
இது மொழிபெயர்த்த வழிகாட்டல்; legal advice அல்ல. சட்டச் சொற்கள் அவற்றின் English பெயருடன் காட்டப்பட்டுள்ளன. சந்தேகம் இருந்தால் English version-உம் Act-இன் official text-உம்தான் பொருந்தும். இந்தப் பக்கத்தை ஆங்கிலத்தில் படிக்கவும்
சுருக்கமான பதில்: Employment purposes-க்கு இல்லை; கூடுதல் எதற்கும் ஆம்
சாதாரண employment purposes-க்குப் பொதுவாகத் தேவையில்லை. Section 7(i), employment-க்காக employee data-வை process செய்ய அனுமதிக்கிறது; உதாரணம்: payroll, attendance, safety, corporate espionage-ஐத் தடுப்பது. அதைத் தாண்டிய எதற்கும், உதாரணமாக wellness apps, marketing-க்கான photos, offers-க்காக bank-உடன் share செய்வது போன்றவற்றுக்கு consent தேவை.
சட்டம் என்ன சொல்கிறது
Section 7(i): employment purposes-ஐயும், employer-ஐ இழப்பு அல்லது liability-இலிருந்து காப்பதையும் உள்ளடக்குகிறது. Notice, security, retention, உரிமைகள் எல்லாம் employees-க்கும் பொருந்தும்.
- Section 7: Legitimate uses — consent இல்லாமல் அனுமதிக்கப்பட்டவை. சில uses-க்கு consent தேவையில்லை: ஒரு குறிப்பிட்ட purpose-க்காக ஒருவர் தானாக முன்வந்து கொடுத்த data, சட்டப்படியான கடமைகள், உயிருக்கு ஆபத்து உள்ள medical emergency, epidemic காலத்தில் health services, disaster காலத்தில் பாதுகாப்பு, employment purposes.
- Section 5 · Rule 3: Notice — consent கேட்கும்போது தர வேண்டியது. Consent கேட்கும்போது, தனியாகப் படித்தாலே புரியும் தெளிவான notice கொடுக்க வேண்டும்: என்ன data, எந்த purpose-க்கு, consent-ஐ எப்படித் திரும்பப் பெறுவது, உரிமைகளை எப்படிப் பயன்படுத்துவது, Data Protection Board-இடம் எப்படி complaint செய்வது. Act-க்கு முன் சேகரித்த data-க்கு, reasonably practicable ஆனவுடன் notice தர வேண்டும்.
- Section 8(7) · Rule 8: Erasure and retention — எப்போது நீக்க வேண்டும், எவ்வளவு காலம் வைக்க வேண்டும். Purpose முடிந்தவுடன் அல்லது consent திரும்பப் பெறப்பட்டவுடன் personal data-வை erase செய்ய வேண்டும். ஏதாவது சட்டம் அதை வைத்திருக்கச் சொன்னால் மட்டுமே விதிவிலக்கு. உங்கள் processors-உம் erase செய்வதை உறுதிசெய்யுங்கள். Rules-இல் சொல்லப்பட்ட purposes-க்காக, ஒவ்வொரு Data Fiduciary-உம் personal data, traffic data, logs-ஐக் குறைந்தது ஒரு ஆண்டு வைத்திருக்க வேண்டும் என்று Rule 8(3) சொல்கிறது.
- Sections 11–14 · Rule 14: Rights of the Data Principal — மக்களின் உரிமைகள். மக்கள் தங்கள் data-வின் summary-ஐயும், அது யாருடன் share செய்யப்பட்டது என்பதையும் கேட்கலாம். Correction, completion, updating அல்லது erasure கேட்கலாம், complaint செய்யலாம், தங்களுக்காகச் செயல்பட ஒருவரை nominate செய்யலாம். இதை எப்படிச் செய்வது என்று நீங்கள் வெளியிட வேண்டும்.
Steps
- Staff-இடமிருந்து என்ன சேகரிக்கிறீர்கள், ஏன் என்று list செய்யுங்கள்.
- எந்த items employment purposes, எவை கூடுதல் என்று குறியுங்கள்.
- கூடுதல் items-க்குத் தனியாக consent வாங்குங்கள்.
- Staff-க்கு ஒரு சிறிய employee privacy notice கொடுங்கள்.
- முன்னாள் employees-இன் records-க்கு retention set செய்யுங்கள்.
வைத்திருக்க வேண்டிய evidence
- Basis உடன் employee data list
- Employee privacy notice
- கூடுதல் பயன்பாடுகளுக்கான consent
பொதுவான தவறுகள்
- Offer letter-இல் எல்லாவற்றுக்கும் ஒரு blanket consent clause
- Candidates-இன் data-வை என்றென்றும் வைத்திருப்பது
- Terms இல்லாமல் staff data-வை vendors-உடன் share செய்வது
யார் என்ன செய்ய வேண்டும்
- HR Head: ஒரு பக்க employee privacy notice எழுதி, joining அன்றே கொடுங்கள். Wellness apps, photos போன்ற கூடுதல் விஷயங்களுக்கு consent-ஐத் தனியாக வையுங்கள்.
- CFO / Finance Head: Salary, bank details நீங்கள் வைத்திருக்கும் மிக sensitive data-வில் அடங்கும்.
- HR துறை: Employee privacy notice-ஐத் தயார் செய்து, சேரும் ஒவ்வொருவருக்கும் கொடுங்கள்.
- Finance துறை: Salary, bank details employment data. Employment-க்கு அப்பால் share செய்யும்போது கவனம் வேண்டும்.
- Training & L&D துறை: Training records-உம் staff data தான்.
Management-இடமிருந்து நல்ல பதில் எப்படி இருக்கும்
“Staff data employment purposes-க்கு மட்டுமே பயன்படுகிறது. கூடுதல் பயன்பாடுகள் consent இருந்தால் மட்டுமே. முன்னாள் employees-இன் records retention schedule-படி நடக்கின்றன.” முயற்சியும் நேரமும்: குறைவு · 4 முதல் 6 வாரங்கள்.
உங்கள் பொறுப்புக்கான முழுப் பக்கத்தைத் திறக்கவும் →