Contract workers, agency workers நம் பொறுப்பா?
Reviewed by InfraVeritas360 ResearchFirst published Last reviewed
Sources: DPDP Act, 2023 and DPDP Rules, 2025 (MeitY)
இது மொழிபெயர்த்த வழிகாட்டல்; legal advice அல்ல. சட்டச் சொற்கள் அவற்றின் English பெயருடன் காட்டப்பட்டுள்ளன. சந்தேகம் இருந்தால் English version-உம் Act-இன் official text-உம்தான் பொருந்தும். இந்தப் பக்கத்தை ஆங்கிலத்தில் படிக்கவும்
சுருக்கமான பதில்: ஆம், நீங்கள் முடிவு செய்யும் data-வுக்கு
அவர்களின் data எதற்கு, எப்படிப் பயன்படுகிறது என்று நீங்கள் முடிவு செய்யும் இடத்தில் அது உங்கள் பொறுப்பு; உதாரணம்: gate passes, attendance, biometrics, safety records. Payroll, personal files agency-இடம் இருக்கும். அதனால் அந்த data-வை agency எப்படிப் பாதுகாக்கும் என்பது agency-உடனான உங்கள் contract-இல் இருக்க வேண்டும்.
சட்டம் என்ன சொல்கிறது
Section 7(i): employment purposes-ஐ உள்ளடக்குகிறது. Section 8(1) மற்றும் 8(2): உங்கள் சார்பில் வேலை செய்யும் manpower agencies போன்ற processors-க்கு நீங்களே பொறுப்பு.
- Section 7: Legitimate uses — consent இல்லாமல் அனுமதிக்கப்பட்டவை. சில uses-க்கு consent தேவையில்லை: ஒரு குறிப்பிட்ட purpose-க்காக ஒருவர் தானாக முன்வந்து கொடுத்த data, சட்டப்படியான கடமைகள், உயிருக்கு ஆபத்து உள்ள medical emergency, epidemic காலத்தில் health services, disaster காலத்தில் பாதுகாப்பு, employment purposes.
- Section 8(1)–(2): Data Fiduciary responsibility — vendor வேலை செய்தாலும் பொறுப்பு உங்களுடையது. Data எதற்காக, எப்படிப் பயன்படுத்தப்படுகிறது என்று முடிவு செய்யும் நிறுவனமே (Data Fiduciary) பொறுப்பு. வேலையை ஒரு vendor (Data Processor) செய்தாலும் இது மாறாது. Valid contract இருந்தால் மட்டுமே ஒரு processor-ஐ engage செய்யலாம்.
- Section 8(5) · Rule 6: Reasonable security safeguards — பாதுகாப்பு ஏற்பாடுகள். Reasonable security safeguards மூலம் personal data-வைப் பாதுகாக்க வேண்டும். Rule 6 குறைந்தபட்சத் தேவைகளைப் பட்டியலிடுகிறது: encryption, masking அல்லது tokenisation; access control; logs மற்றும் monitoring; continuity-க்கு backups; logs-ஐக் குறைந்தது ஒரு ஆண்டு வைத்திருத்தல்; processors-உடனான contracts-இல் security terms.
Steps
- Contract workers பற்றி உங்களிடம் என்ன உள்ளது என்று list செய்யுங்கள்: ID copies, photos, biometrics, attendance, medical fitness.
- ஒவ்வொரு item-க்கும் Data Fiduciary யார் என்று முடிவு செய்யுங்கள்: நீங்களா, agency-யா.
- ஒவ்வொரு manpower contract-இலும் data terms சேருங்கள்.
- Gate-இலோ induction-இலோ workers-இன் மொழியில் ஒரு சிறிய notice கொடுங்கள்.
- Gate மற்றும் ID records-ஐ schedule-படி delete செய்யுங்கள்.
வைத்திருக்க வேண்டிய evidence
- Contract workers data பட்டியல்
- Data terms உடன் agency contracts
- Gate-இல் உள்ள notice
பொதுவான தவறுகள்
- Aadhaar photocopies-ஐத் திறந்த files-இல் வைத்திருப்பது
- Agency contract-இல் data terms இல்லை
- Delete தேதி இல்லாத biometric data
யார் என்ன செய்ய வேண்டும்
- HR Head: Gate-இலும் induction-இலும் என்ன சேகரிக்கப்படுகிறது என்பதை முடிவு செய்வது நீங்கள். Agencies வைத்திருக்கும் data-வை agency contracts கவர் செய்கின்றனவா என்று பாருங்கள்.
- Admin துறை: Guards, housekeeping, drivers பெரும்பாலும் agency staff. அவர்களின் ID copies-க்கும் gate records-க்கும் கவனம் வேண்டும்.
- HR துறை: எந்த worker records-ஐ யார் வைத்திருப்பது என்று Admin-உடனும் agencies-உடனும் பேசி முடிவு செய்யுங்கள்.
- Facilities & security துறை: Guard, housekeeping staff data.
Management-இடமிருந்து நல்ல பதில் எப்படி இருக்கும்
“Contract workers பற்றி எங்களிடம் என்ன உள்ளது என்று தெரியும். Agency contracts-இல் data terms உள்ளன. ID copies mask செய்யப்பட்டு, schedule-படி delete ஆகின்றன.” முயற்சியும் நேரமும்: குறைவு முதல் நடுத்தரம் · 4 முதல் 8 வாரங்கள்.
உங்கள் பொறுப்புக்கான முழுப் பக்கத்தைத் திறக்கவும் →