Candidate data-வை எவ்வளவு காலம் வைத்திருக்கலாம்?

Reviewed by InfraVeritas360 ResearchFirst published 10 October 2026Last reviewed 11 October 2026

Sources: DPDP Act, 2023 and DPDP Rules, 2025 (MeitY)

இது மொழிபெயர்த்த வழிகாட்டல்; legal advice அல்ல. சட்டச் சொற்கள் அவற்றின் English பெயருடன் காட்டப்பட்டுள்ளன. சந்தேகம் இருந்தால் English version-உம் Act-இன் official text-உம்தான் பொருந்தும். இந்தப் பக்கத்தை ஆங்கிலத்தில் படிக்கவும்

சுருக்கமான பதில்: Hiring நோக்கம் முடியும் வரை; candidate ஒத்துக்கொள்ளாவிட்டால் பிறகு delete

Hiring நோக்கத்துக்குத் தேவைப்படும் வரை மட்டுமே. எதிர்கால roles-க்காக CVs-ஐ வைத்திருக்க விரும்பினால், candidate-இடம் கேளுங்கள். Background check reports sensitive ஆனவை. அவற்றுக்குக் குறுகிய retention, குறைந்த access இருக்க வேண்டும்.

சட்டம் என்ன சொல்கிறது

நோக்கம் முடிந்ததும் erasure-ஐ Section 8(7) கேட்கிறது. எதிர்கால roles-க்காக data வைத்திருக்க Section 6 படி consent வேண்டும்.

Section 8(7) · Rule 8: Erasure and retention — எப்போது நீக்க வேண்டும், எவ்வளவு காலம் வைக்க வேண்டும். Purpose முடிந்தவுடன் அல்லது consent திரும்பப் பெறப்பட்டவுடன் personal data-வை erase செய்ய வேண்டும். ஏதாவது சட்டம் அதை வைத்திருக்கச் சொன்னால் மட்டுமே விதிவிலக்கு. உங்கள் processors-உம் erase செய்வதை உறுதிசெய்யுங்கள். Rules-இல் சொல்லப்பட்ட purposes-க்காக, ஒவ்வொரு Data Fiduciary-உம் personal data, traffic data, logs-ஐக் குறைந்தது ஒரு ஆண்டு வைத்திருக்க வேண்டும் என்று Rule 8(3) சொல்கிறது.
Section 6: Consent — சரியான consent எப்படி இருக்க வேண்டும். Consent free, specific, informed, unconditional, unambiguous ஆக இருக்க வேண்டும். அது ஒரு தெளிவான செயல் மூலம் தரப்பட வேண்டும், purpose-க்குத் தேவையான data-வுக்கு மட்டுமே இருக்க வேண்டும். கொடுப்பது போலவே திரும்பப் பெறுவதும் எளிதாக இருக்க வேண்டும்.
Section 5 · Rule 3: Notice — consent கேட்கும்போது தர வேண்டியது. Consent கேட்கும்போது, தனியாகப் படித்தாலே புரியும் தெளிவான notice கொடுக்க வேண்டும்: என்ன data, எந்த purpose-க்கு, consent-ஐ எப்படித் திரும்பப் பெறுவது, உரிமைகளை எப்படிப் பயன்படுத்துவது, Data Protection Board-இடம் எப்படி complaint செய்வது. Act-க்கு முன் சேகரித்த data-க்கு, reasonably practicable ஆனவுடன் notice தர வேண்டும்.

Steps

தேர்வாகாத candidates-க்கு retention காலத்தை முடிவு செய்யுங்கள்.
Talent pool-க்கு consent கேளுங்கள்.
Background reports-ஐ யார் பார்க்கலாம் என்பதைக் குறையுங்கள்.
Schedule படி delete செய்யுங்கள்.
Job portal, recruiter vendor terms-ஐப் பாருங்கள்.

வைத்திருக்க வேண்டிய evidence

ATS-இல் retention setting
Talent pool-க்கான consent
Delete செய்ததற்கான logs

பொதுவான தவறுகள்

ஒவ்வொரு CV-யையும் என்றென்றும் வைத்திருப்பது
Recruiters-இடம் personal copies
Email-இல் சுற்றும் background reports

யார் என்ன செய்ய வேண்டும்

DPO / Privacy Lead: Candidates-உம் தங்களைப் பற்றி என்ன data வைத்திருக்கிறீர்கள் என்று கேட்பார்கள்.
HR Head: உங்களிடம் உள்ள மிகப் பெரிய data பெரும்பாலும் candidates-உடையது.
HR துறை: ATS retention-ஐ இந்த மாதமே முடிவு செய்யுங்கள்.

உதாரணம் (ஆங்கிலத்தில்)

An IT company's ATS holds 4 lakh CVs. Records older than six months without talent-pool consent are deleted; background reports move to a restricted folder.

Management-இடமிருந்து நல்ல பதில் எப்படி இருக்கும்

“Candidate தானாக opt in செய்யாவிட்டால், அவருடைய data schedule படி expire ஆகிறது. Background reports-ஐக் குறிப்பிட்ட சிலர் மட்டுமே பார்க்க முடியும்.” முயற்சியும் நேரமும்: குறைவு · 2 முதல் 4 வாரங்கள்.

உங்கள் பொறுப்புக்கான முழுப் பக்கத்தைத் திறக்கவும் →