Contract workers, gate pass आणि biometric: त्यांच्या data ची जबाबदारी कोणाची?
Reviewed by InfraVeritas360 ResearchFirst published Last reviewed
Sources: DPDP Act, 2023 and DPDP Rules, 2025 (MeitY)
भाषांतरित मार्गदर्शन, legal advice नाही. Legal terms त्यांच्या English नावानेच दिले आहेत. शंका असल्यास English version आणि Act चा official text ग्राह्य धरा. हे पान इंग्रजीत वाचा
थोडक्यात उत्तर: तुमची, plant वर वापरल्या जाणाऱ्या data साठी; agency contract नुसार तुमच्या वतीने काम करते
तुमच्या plant वर contract workers चा data का घेतला जातो, हे तुमची company ठरवते: gate access, attendance, safety आणि Labour Codes ने मागितलेले records. म्हणून data manpower agency ने घेतला किंवा contractor ने, त्याची जबाबदारी तुमचीच आहे. Agency सोबत data च्या अटी लिहिलेला contract हवा. Gate आणि कायद्याला लागेल तेवढाच data घ्या. कामगार सोडून गेल्यावर biometric template आणि photo delete करा.
कायदा काय सांगतो
Section 7 मध्ये नोकरीशी संबंधित कामे आणि कायद्याने आलेली कर्तव्ये येतात. Section 8(1) नुसार processors च्या कामाची जबाबदारीही तुमचीच राहते. Section 8(7) नुसार purpose संपल्यावर data delete करायचा आहे.
- Section 7: Legitimate uses — consent शिवाय वापर. काही वापरांसाठी consent लागत नाही: व्यक्तीने specified purpose साठी स्वतःहून दिलेला data, कायद्याखालील duties, जीवाला धोका असलेली medical emergency, epidemic च्या काळात health services, disaster च्या वेळी सुरक्षितता, आणि employment चे purposes.
- Section 8(1)–(2): Obligations of Data Fiduciary — vendors ची जबाबदारी. Data का आणि कसा वापरायचा हे ठरवणारी संस्था (Data Fiduciary) जबाबदार राहते, काम vendor (Data Processor) करत असला तरीही. Processor ला फक्त valid contract अंतर्गतच काम देता येते.
- Section 8(5) · Rule 6: Reasonable security safeguards — data सुरक्षित ठेवणे. Personal data reasonable security safeguards ने सुरक्षित ठेवा. Rule 6 किमान गोष्टी सांगतो: encryption, masking किंवा tokenisation; access control; logs आणि monitoring; continuity साठी backups; logs किमान एक वर्ष ठेवणे; आणि processors सोबतच्या contracts मध्ये security terms.
- Section 8(7) · Rule 8: Erasure and retention — data delete करणे आणि ठेवणे. Purpose संपला किंवा consent withdraw झाला की personal data delete करा. एखाद्या कायद्याने तो ठेवणे बंधनकारक असेल, तर तेवढा अपवाद. तुमच्या processors कडूनही तो delete करून घ्या. Rule 8(3) नुसार प्रत्येक Data Fiduciary ने Rules मध्ये दिलेल्या purposes साठी personal data, traffic data आणि logs किमान एक वर्ष ठेवायचे आहेत.
- Section 5 · Rule 3: Notice — consent मागताना द्यायची माहिती. Consent मागताना स्पष्ट आणि स्वतंत्र notice द्या. त्यात सांगा: कोणता data, कोणत्या purpose साठी, consent कसा withdraw करायचा, rights कसे वापरायचे आणि Data Protection Board कडे complaint कशी करायची. Act आधी गोळा केलेल्या data साठी, reasonably practicable होईल तितक्या लवकर notice द्यायची आहे.
Steps
- प्रत्येक contract worker चे काय काय घेतले जाते, त्याची यादी करा: ID, photo, biometric, bank details, medical fitness.
- Gate आणि Labour Codes ला जे लागत नाही, ते घेणे बंद करा.
- Enrolment च्या वेळी कामगाराच्या भाषेत छोटा notice द्या.
- प्रत्येक agency आणि contractor च्या contract मध्ये data schedule जोडा.
- कामगार सोडून जाताना template आणि photo delete करा; कायद्याने लागणारे registers तेवढेच ठेवा.
ठेवायचा evidence
- Enrolment fields ची यादी, प्रत्येकाचे कारण
- स्थानिक भाषांमध्ये notice
- Agencies नी सही केलेले data schedules
- सोडून जाताना केलेल्या deletion चा log
नेहमीच्या चुका
- Agencies कडे Aadhaar card च्या स्वतःच्या प्रती
- वर्षांपूर्वी गेलेल्या कामगारांचे templates अजून पडून
- कामगारांच्या याद्या chat groups वर contractors ना पाठवणे
कोणाची काय जबाबदारी
- DPO / Privacy Lead: Agency workers सुद्धा requests करतील. तुमच्या उत्तरात agency चे records पण असले पाहिजेत.
- CISO / Security Head: Biometric devices आणि gate servers plant control networks पासून वेगळे ठेवा, आणि vendor logins नावाने असावेत.
- HR Head: Contract workers चे enrolment एकाच HR system मध्ये करा, प्रत्येक agency च्या spreadsheet मध्ये नको.
- Legal & Compliance: सर्व agencies आणि contractors साठी एकच data schedule ठेवल्याने महिने वाचतात.
- Operations Head: Agency काय करते ते gate आणि shift teams ना आधी दिसते. ज्या copies आणि lists असायला नकोत, त्यांची report करा.
- Plant Head / Factory Manager: Data तुमच्या gate वरच गोळा होतो. दर महिन्याला notice, device आणि exit clean-up तपासा.
- Procurement विभाग: प्रत्येक नवीन labour contract मध्ये हे schedule टाका.
उदाहरण (इंग्रजीत)
A chemical plant's agency enrols 300 contract workers for a shutdown. Workers get a notice at the gate, the agency signs the data schedule, and when the shutdown ends, fingerprints and gate photos are deleted within a month while the registers the Labour Codes require are kept.
Management कडून चांगले उत्तर कसे असते
“प्रत्येक contract worker ला enrolment च्या वेळी notice मिळतो. Agencies आमच्या data schedule वर सही करतात. सोडून गेल्यावर एका महिन्यात templates आणि photos delete होतात, आणि logs मध्ये ते दिसते.” मेहनत आणि वेळ: मध्यम · सर्व plants मध्ये 8 ते 12 आठवडे.
तुमच्या भूमिकेसाठी पूर्ण पान उघडा →