Employee data साठी consent लागते का?
Reviewed by InfraVeritas360 ResearchFirst published Last reviewed
Sources: DPDP Act, 2023 and DPDP Rules, 2025 (MeitY)
भाषांतरित मार्गदर्शन, legal advice नाही. Legal terms त्यांच्या English नावानेच दिले आहेत. शंका असल्यास English version आणि Act चा official text ग्राह्य धरा. हे पान इंग्रजीत वाचा
थोडक्यात उत्तर: Employment purposes साठी नाही; जास्तीच्या गोष्टींसाठी हो
नेहमीच्या employment purposes साठी साधारणपणे नाही. Section 7(i) नुसार employment साठी employee data process करता येतो, जसे payroll, attendance, safety आणि corporate espionage रोखणे. त्यापलीकडच्या गोष्टींसाठी, जसे wellness apps, marketing साठी photos, किंवा offers साठी bank सोबत sharing, consent लागते.
कायदा काय सांगतो
Section 7(i) मध्ये employment purposes आणि employer ला नुकसान किंवा liability पासून वाचवणे येते. Employees साठीही notice, security, retention आणि rights लागू राहतात.
- Section 7: Legitimate uses — consent शिवाय वापर. काही वापरांसाठी consent लागत नाही: व्यक्तीने specified purpose साठी स्वतःहून दिलेला data, कायद्याखालील duties, जीवाला धोका असलेली medical emergency, epidemic च्या काळात health services, disaster च्या वेळी सुरक्षितता, आणि employment चे purposes.
- Section 5 · Rule 3: Notice — consent मागताना द्यायची माहिती. Consent मागताना स्पष्ट आणि स्वतंत्र notice द्या. त्यात सांगा: कोणता data, कोणत्या purpose साठी, consent कसा withdraw करायचा, rights कसे वापरायचे आणि Data Protection Board कडे complaint कशी करायची. Act आधी गोळा केलेल्या data साठी, reasonably practicable होईल तितक्या लवकर notice द्यायची आहे.
- Section 8(7) · Rule 8: Erasure and retention — data delete करणे आणि ठेवणे. Purpose संपला किंवा consent withdraw झाला की personal data delete करा. एखाद्या कायद्याने तो ठेवणे बंधनकारक असेल, तर तेवढा अपवाद. तुमच्या processors कडूनही तो delete करून घ्या. Rule 8(3) नुसार प्रत्येक Data Fiduciary ने Rules मध्ये दिलेल्या purposes साठी personal data, traffic data आणि logs किमान एक वर्ष ठेवायचे आहेत.
- Sections 11–14 · Rule 14: Rights of Data Principal — लोकांचे हक्क. लोक त्यांच्या data चा summary आणि तो कोणासोबत share झाला ते मागू शकतात. Correction, completion, updating किंवा erasure मागू शकतात, complaint करू शकतात, आणि त्यांच्या वतीने काम करण्यासाठी कोणालातरी nominate करू शकतात. हे कसे करायचे ते तुम्ही publish करायला हवे.
Steps
- Staff कडून काय घेता आणि का, याची यादी करा.
- कोणते items employment purposes चे आहेत आणि कोणते जास्तीचे, ते mark करा.
- जास्तीच्या गोष्टींसाठी वेगळी consent घ्या.
- Staff ला छोटी employee privacy notice द्या.
- Ex-employee records साठी retention ठरवा.
ठेवायचा evidence
- Basis सह employee data list
- Employee privacy notice
- Extras साठी घेतलेली consent
नेहमीच्या चुका
- Offer letter मध्ये blanket consent clause
- Candidate data कायमचा ठेवणे
- Terms शिवाय staff data vendors सोबत share करणे
कोणाची काय जबाबदारी
- HR Head: एक page ची employee privacy notice लिहा आणि joining ला द्या. Wellness apps किंवा photos सारख्या extras साठी consent वेगळी ठेवा.
- CFO / Finance Head: Salary आणि bank details हा तुमच्याकडच्या सर्वात sensitive data पैकी एक आहे.
- HR विभाग: Employee privacy notice तयार करा आणि प्रत्येक joiner ला द्या.
- Finance विभाग: Salary आणि bank details हा employment data आहे. Employment च्या पलीकडे तो share करताना काळजी घ्या.
- Training आणि L&D विभाग: Training records हा पण staff data च आहे.
Management कडून चांगले उत्तर कसे असते
“Staff data फक्त employment purposes साठीच वापरला जातो. जास्तीच्या गोष्टी consent वर चालतात, आणि ex-employee records retention schedule नुसार जातात.” मेहनत आणि वेळ: कमी · 4 ते 6 आठवडे.
तुमच्या भूमिकेसाठी पूर्ण पान उघडा →