आमच्या organisation मध्ये personal data कुठे कुठे आहे?
Reviewed by InfraVeritas360 ResearchFirst published Last reviewed
Sources: DPDP Act, 2023 and DPDP Rules, 2025 (MeitY)
भाषांतरित मार्गदर्शन, legal advice नाही. Legal terms त्यांच्या English नावानेच दिले आहेत. शंका असल्यास English version आणि Act चा official text ग्राह्य धरा. हे पान इंग्रजीत वाचा
थोडक्यात उत्तर: प्रत्येक system ची एक row, इथून सुरुवात करा
साधारणपणे कोणाला वाटते त्यापेक्षा जास्त ठिकाणी: core systems, email, shared drives, laptops, vendor systems, backups, test copies, spreadsheets आणि कागद. एक साधी inventory, प्रत्येक system ची एक row, हाच इतर सगळ्या जबाबदाऱ्यांचा पाया आहे.
कायदा काय सांगतो
Sections 5 ते 12 मधली प्रत्येक जबाबदारी असे धरते की data कुठे आहे हे तुम्हाला माहीत आहे. Rule 6 नुसार प्रत्येक system साठी safeguards हवेत, आणि कोणी विचारल्यावर data शोधता यावा असे Section 11 सांगते.
- Section 8(5) · Rule 6: Reasonable security safeguards — data सुरक्षित ठेवणे. Personal data reasonable security safeguards ने सुरक्षित ठेवा. Rule 6 किमान गोष्टी सांगतो: encryption, masking किंवा tokenisation; access control; logs आणि monitoring; continuity साठी backups; logs किमान एक वर्ष ठेवणे; आणि processors सोबतच्या contracts मध्ये security terms.
- Sections 11–14 · Rule 14: Rights of Data Principal — लोकांचे हक्क. लोक त्यांच्या data चा summary आणि तो कोणासोबत share झाला ते मागू शकतात. Correction, completion, updating किंवा erasure मागू शकतात, complaint करू शकतात, आणि त्यांच्या वतीने काम करण्यासाठी कोणालातरी nominate करू शकतात. हे कसे करायचे ते तुम्ही publish करायला हवे.
- Section 8(7) · Rule 8: Erasure and retention — data delete करणे आणि ठेवणे. Purpose संपला किंवा consent withdraw झाला की personal data delete करा. एखाद्या कायद्याने तो ठेवणे बंधनकारक असेल, तर तेवढा अपवाद. तुमच्या processors कडूनही तो delete करून घ्या. Rule 8(3) नुसार प्रत्येक Data Fiduciary ने Rules मध्ये दिलेल्या purposes साठी personal data, traffic data आणि logs किमान एक वर्ष ठेवायचे आहेत.
- Section 3: Application of the Act — Act कोणाला लागू होतो. भारतात process होणारा digital personal data या Act मध्ये येतो. कागदी records digitise झाले की तेही यात येतात. भारतातील लोकांना goods किंवा services देणाऱ्या परदेशातील संस्थांनाही Act लागू होतो.
Steps
- आधी systems, मग shared drives, email, spreadsheets आणि कागदी records ची यादी करा.
- प्रत्येकासाठी लिहा: कोणाचा data, कोणते items, purpose, owner, hosting location आणि vendors.
- Copies जोडा: backups, test, analytics.
- प्रत्येक owner कडून त्याच्या rows confirm करून घ्या.
- नवीन system घेतली किंवा बंद केली की inventory update करा.
ठेवायचा evidence
- Data inventory
- Owners चे confirmations
- Change log
नेहमीच्या चुका
- कोणीच पूर्ण न करणारी 200 columns ची spreadsheet
- Departments नी घेतलेली SaaS tools सोडून देणे
- प्रत्येक row ला owner नाही
कोणाची काय जबाबदारी
- CIO / IT Head: तुमच्या application list आणि cloud bills पासून सुरुवात करा. प्रत्येक system ला एक owner, hosting location, आणि ती हाताळणाऱ्या vendors ची list हवी.
- CTO / Engineering Head: प्रत्येक नवी service live होताना स्वतःच inventory मध्ये register होईल, असे करा.
- Data & Analytics Head: प्रत्येक data set आणि त्याचा source register करा.
- IT विभाग: System list IT कडे असते. वेगळी spreadsheet सुरू करण्याऐवजी त्याच list मध्ये personal-data columns जोडा.
Management कडून चांगले उत्तर कसे असते
“Personal data असलेल्या systems ची inventory आमच्याकडे आहे, प्रत्येकाला owner आहे, आणि या quarter मध्ये ती confirm झाली आहे.” मेहनत आणि वेळ: मध्यम · 4 ते 10 आठवडे.
तुमच्या भूमिकेसाठी पूर्ण पान उघडा →