क्या contract और agency workers हमारी ज़िम्मेदारी हैं?
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Sources: DPDP Act, 2023 and DPDP Rules, 2025 (MeitY)
यह translated guidance है, legal advice नहीं। Legal terms उनके English नाम के साथ दिए गए हैं। कोई शक हो तो English version और Act का official text ही मान्य है। यह पेज अंग्रेज़ी में पढ़ें
छोटा जवाब: हाँ, उस data के लिए जिसके बारे में आप तय करते हैं
जिस data का purpose और तरीका आप तय करते हैं, वह आपकी ज़िम्मेदारी है, जैसे gate pass, attendance, biometrics और safety records. Payroll और personal files agency के पास रहती हैं, इसलिए agency के साथ आपके contract में लिखा होना चाहिए कि वह उस data को कैसे सुरक्षित रखेगी।
कानून क्या कहता है
Section 7(i) employment purposes को cover करता है। Section 8(1) और 8(2) आपके लिए काम करने वाले processors, जैसे manpower agencies, की ज़िम्मेदारी आप पर डालते हैं।
- Section 7: Legitimate uses — consent के बिना allowed uses. कुछ uses के लिए consent ज़रूरी नहीं है: व्यक्ति ने किसी specified purpose के लिए अपनी मर्ज़ी से जो data दिया, कानून के तहत duties, जान के खतरे वाली medical emergency, epidemic के समय health services, disaster के समय safety, और employment के purposes।
- Section 8(1)–(2): Responsibility of Data Fiduciary — vendor काम करे, ज़िम्मेदारी आपकी. जो organisation तय करती है कि data क्यों और कैसे इस्तेमाल होगा (Data Fiduciary), ज़िम्मेदारी उसी की रहती है, भले ही काम vendor (Data Processor) करे। Processor को सिर्फ़ valid contract के तहत ही लगाया जा सकता है।
- Section 8(5) · Rule 6: Reasonable security safeguards — data को सुरक्षित रखना. Personal data को reasonable security safeguards से सुरक्षित रखें। Rule 6 में minimum बताया गया है: encryption, masking या tokenisation; access control; logs और monitoring; continuity के लिए backups; logs कम से कम एक साल रखना; और processors के contracts में security terms।
Steps
- Contract workers के बारे में आपके पास क्या है, list बनाइए: ID copies, photos, biometrics, attendance, medical fitness.
- हर item के लिए तय कीजिए कि Data Fiduciary कौन है: आप या agency.
- हर manpower contract में data terms डालिए।
- Gate या induction पर workers की भाषा में छोटा notice दीजिए।
- Gate और ID records एक schedule पर delete कीजिए।
कौन-सा evidence रखना है
- Contract-worker data list
- Data terms वाले agency contracts
- Gate पर लगा notice
आम गलतियाँ
- Aadhaar की photocopies खुली files में पड़ी रहना
- Agency contract में कोई data terms नहीं
- Biometric data की कोई deletion date नहीं
किसकी क्या ज़िम्मेदारी
- HR Head: Gate पर और induction में क्या लिया जाता है, यह आप तय करते हैं। पक्का करें कि agency contracts उस data को cover करें जो agencies के पास है।
- Administration department: Guards, housekeeping और drivers अक्सर agency staff होते हैं। उनकी ID copies और gate records का ध्यान रखना होता है।
- HR department: Admin और agencies के साथ तय करें कि किस worker का कौन-सा record किसके पास रहेगा।
- Facilities और physical security department: Guards और housekeeping staff का data।
Management का अच्छा जवाब कैसा होता है
“हमें पता है contract workers का क्या data हमारे पास है। Agency contracts में data terms हैं, और ID copies masked हैं और schedule पर delete होती हैं।” Effort और समय: हल्का से मध्यम · 4 से 8 हफ़्ते.
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