CCTV, visitor register और biometric attendance का क्या?
Reviewed by InfraVeritas360 ResearchFirst published Last reviewed
Sources: DPDP Act, 2023 and DPDP Rules, 2025 (MeitY)
यह translated guidance है, legal advice नहीं। Legal terms उनके English नाम के साथ दिए गए हैं। कोई शक हो तो English version और Act का official text ही मान्य है। यह पेज अंग्रेज़ी में पढ़ें
छोटा जवाब: हाँ, notice, सीमा और deletion period के साथ
तीनों personal data हैं। जहाँ recording होती है वहाँ साफ़ notice लगाइए, reception पर सिर्फ़ ज़रूरी जानकारी लीजिए, footage और registers एक तय अवधि तक रखिए, और biometric templates को अच्छे से सुरक्षित रखिए। ID documents की copies तभी रखिए जब बहुत ज़रूरी हो।
कानून क्या कहता है
Section 5 notice माँगता है। Section 8(5) safeguards माँगता है। Section 8(7) purpose पूरा होने पर erasure माँगता है। Staff के लिए Section 7(i) security और attendance को cover कर सकता है।
- Section 5 · Rule 3: Notice — consent माँगने से पहले साफ़ जानकारी. Consent माँगते समय एक साफ़ notice दें, जो अपने आप में पूरा हो। उसमें बताएँ: कौन-सा data, किस purpose के लिए, consent कैसे withdraw करें, rights कैसे इस्तेमाल करें, और Data Protection Board को complaint कैसे करें। Act से पहले लिए गए data के लिए भी notice देना है, जितनी जल्दी reasonably practicable हो।
- Section 8(5) · Rule 6: Reasonable security safeguards — data को सुरक्षित रखना. Personal data को reasonable security safeguards से सुरक्षित रखें। Rule 6 में minimum बताया गया है: encryption, masking या tokenisation; access control; logs और monitoring; continuity के लिए backups; logs कम से कम एक साल रखना; और processors के contracts में security terms।
- Section 8(7) · Rule 8: Erasure and retention — data कब delete करना है. Purpose पूरा होने पर या consent withdraw होने पर personal data delete करें, जब तक कोई कानून उसे रखने को न कहे। अपने processors से भी delete करवाएँ। Rule 8(3) के तहत हर Data Fiduciary को Rules में दिए purposes के लिए personal data, traffic data और logs कम से कम एक साल रखने हैं।
- Section 7: Legitimate uses — consent के बिना allowed uses. कुछ uses के लिए consent ज़रूरी नहीं है: व्यक्ति ने किसी specified purpose के लिए अपनी मर्ज़ी से जो data दिया, कानून के तहत duties, जान के खतरे वाली medical emergency, epidemic के समय health services, disaster के समय safety, और employment के purposes।
Steps
- CCTV points और reception पर local भाषा में notice लगाइए।
- Visitors से सिर्फ़ नाम, phone और किससे मिलना है, यही पूछिए, जब तक security को और न चाहिए।
- Footage और registers की अवधि तय कीजिए, फिर delete कीजिए।
- Footage कौन देख सकता है, यह सीमित कीजिए, और देखने का log रखिए।
- CCTV, guards और attendance systems के vendor contracts check कीजिए।
कौन-सा evidence रखना है
- लगे हुए notices
- Recorder पर retention settings
- Footage viewing log
आम गलतियाँ
- Routine में visitors की ID photocopy करना
- Disk भरने तक footage रखना
- Biometric systems पर vendor के default passwords
किसकी क्या ज़िम्मेदारी
- HR Head: Biometric attendance पर ध्यान रखें: templates कौन देख सकता है, वे कितने समय रखे जाते हैं, और किसी के जाने पर क्या होता है।
- Operations Head: Entrances और recording areas पर notices check करें, और यह भी कि site पर footage कौन देख सकता है।
- Branch / Business Head: आपके floor पर recording के लिए notices और सीमित viewing चाहिए।
- Administration department: Cameras और reception desk Admin चलाता है। Notices, retention और viewing rights ठीक करना आपका काम है।
- HR department: Biometric attendance data पर access सीमित हो, और exit के बाद deletion की तारीख तय हो।
- Facilities और physical security department: Notices, retention और viewing rights।
Management का अच्छा जवाब कैसा होता है
“Notices लगे हुए हैं, footage एक तय अवधि तक रहता है, और सिर्फ़ security उसे देख सकती है, log के साथ।” Effort और समय: हल्का · 2 से 4 हफ़्ते.
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