எங்கள் privacy notice-இல் என்ன இருக்க வேண்டும்? மக்கள் அதை எங்கே பார்க்க வேண்டும்?
Reviewed by InfraVeritas360 ResearchFirst published Last reviewed
Sources: DPDP Act, 2023 and DPDP Rules, 2025 (MeitY)
இது மொழிபெயர்த்த வழிகாட்டல்; legal advice அல்ல. சட்டச் சொற்கள் அவற்றின் English பெயருடன் காட்டப்பட்டுள்ளன. சந்தேகம் இருந்தால் English version-உம் Act-இன் official text-உம்தான் பொருந்தும். இந்தப் பக்கத்தை ஆங்கிலத்தில் படிக்கவும்
சுருக்கமான பதில்: ஆம், data சேகரிக்கும் ஒவ்வொரு இடத்திலும்
Notice எளிய வார்த்தைகளில் இவற்றைச் சொல்ல வேண்டும்: என்ன data சேகரிக்கிறீர்கள், ஏன், consent-ஐ எப்படித் திரும்பப் பெறலாம், தங்கள் உரிமைகளை எப்படிப் பயன்படுத்தலாம், Data Protection Board-இடம் எப்படிப் புகார் செய்யலாம். நீண்ட terms and conditions-க்குள் இல்லாமல், தனியாகப் படித்தாலே புரிய வேண்டும். Data சேகரிக்கும் இடத்திலேயே அதைக் காட்ட வேண்டும்.
சட்டம் என்ன சொல்கிறது
Section 5 மற்றும் Rule 3 கேட்பது, தனியாகப் படித்தாலே புரியும் ஒரு notice. அதில் data items-இன் பட்டியலும், ஒவ்வொரு item-க்கான purpose-உம் இருக்க வேண்டும். Act வருவதற்கு முன்பே உங்களிடம் உள்ள data-க்கும் notice தேவை. அதை நடைமுறையில் முடிந்த அளவு விரைவில் (as soon as reasonably practicable) கொடுக்க வேண்டும்.
- Section 5 · Rule 3: Notice — consent கேட்கும்போது தர வேண்டியது. Consent கேட்கும்போது, தனியாகப் படித்தாலே புரியும் தெளிவான notice கொடுக்க வேண்டும்: என்ன data, எந்த purpose-க்கு, consent-ஐ எப்படித் திரும்பப் பெறுவது, உரிமைகளை எப்படிப் பயன்படுத்துவது, Data Protection Board-இடம் எப்படி complaint செய்வது. Act-க்கு முன் சேகரித்த data-க்கு, reasonably practicable ஆனவுடன் notice தர வேண்டும்.
- Section 6: Consent — சரியான consent எப்படி இருக்க வேண்டும். Consent free, specific, informed, unconditional, unambiguous ஆக இருக்க வேண்டும். அது ஒரு தெளிவான செயல் மூலம் தரப்பட வேண்டும், purpose-க்குத் தேவையான data-வுக்கு மட்டுமே இருக்க வேண்டும். கொடுப்பது போலவே திரும்பப் பெறுவதும் எளிதாக இருக்க வேண்டும்.
- Sections 11–14 · Rule 14: Rights of the Data Principal — மக்களின் உரிமைகள். மக்கள் தங்கள் data-வின் summary-ஐயும், அது யாருடன் share செய்யப்பட்டது என்பதையும் கேட்கலாம். Correction, completion, updating அல்லது erasure கேட்கலாம், complaint செய்யலாம், தங்களுக்காகச் செயல்பட ஒருவரை nominate செய்யலாம். இதை எப்படிச் செய்வது என்று நீங்கள் வெளியிட வேண்டும்.
Steps
- Personal data உள்ளே வரும் எல்லா இடங்களையும் list செய்யுங்கள்: forms, apps, counters, calls, emails, partners-இடமிருந்து வரும் data.
- ஒவ்வொரு collection point-க்கும் ஒரு சிறிய notice எழுதுங்கள். Data items-உம் purpose-உம் பக்கத்தில் பக்கத்தில் இருக்கட்டும்.
- Consent-ஐ எப்படி withdraw செய்வது, request எப்படிக் கொடுப்பது, DPO அல்லது contact person விவரங்கள் இவற்றையும் சேருங்கள்.
- Notice-ஐ English-இலும், உங்கள் வாடிக்கையாளர்கள் உண்மையில் பயன்படுத்தும் மொழிகளிலும் கொடுங்கள்.
- ஒவ்வொரு version-ஐயும் அது live ஆன தேதியுடன் வைத்திருங்கள்.
வைத்திருக்க வேண்டிய evidence
- ஒவ்வொரு collection point-இலும் உள்ள notice-இன் screenshot அல்லது copy, தேதியுடன்
- Notice-இன் version history
- பயன்படுத்திய இடங்களில் notice மொழிபெயர்ப்புகள்
பொதுவான தவறுகள்
- Notice-ஐ terms and conditions-க்குள் மறைத்து வைப்பது
- எல்லாவற்றுக்கும் ஒரே notice; எந்த data எந்த purpose-க்கு என்ற இணைப்பு இல்லை
- Act-க்கு முன் சேகரித்த பழைய data-வை மறந்துவிடுவது
யார் என்ன செய்ய வேண்டும்
- DPO / Privacy Lead: Notice-இன் wording-உம் version history-உம் உங்கள் பொறுப்பு. நடைமுறையில் உள்ள ஒவ்வொரு notice-ஐயும், அதன் தேதி, யார் approve செய்தார் என்பதோடு ஒரு folder-இல் வையுங்கள். Auditor பொதுவாக முதலில் கேட்பது அந்த folder-ஐத்தான்.
- Legal & Compliance: Wording-ஐ approve செய்யுங்கள், எளிமையாக வையுங்கள். யாரும் படிக்காத முழுமையான notice-ஐ விட, ஒரு regulator இரண்டு நிமிடத்தில் படிக்கக்கூடிய notice மேல்.
- Operations Head: மக்கள் notices-ஐ உண்மையில் பார்க்கும் இடம் உங்கள் counters, forms, call scripts தான். ஒவ்வொன்றும் தற்போதைய version-ஐக் காட்டுகிறதா என்று பாருங்கள்.
- Chief Compliance Officer: ஒவ்வொரு notice-க்கும் version history வையுங்கள்.
- Product Head: Feature, நீங்கள் சேகரிப்பதை மாற்றினால் notice-உம் மாற வேண்டும்.
- Marketing Head (CMO): ஒவ்வொரு landing page-க்கும் contest form-க்கும் ஒரு சிறிய notice வேண்டும்.
- Admin துறை: Reception-உம் gates-உம் data சேகரிக்கும் இடங்கள். சிறிய notice-ஐ அங்கே வையுங்கள்.
- Marketing துறை: Landing pages, contest forms, event sign-ups ஒவ்வொன்றுக்கும் ஒரு சிறிய notice வேண்டும்.
- Facilities & security துறை: Gate-இல் notice.
Management-இடமிருந்து நல்ல பதில் எப்படி இருக்கும்
“எங்கள் எல்லா collection points-ஐயும் list செய்துவிட்டோம். ஒவ்வொன்றிலும் இப்போது ஒரு சிறிய notice தெரிகிறது. Wording-ஐ Legal approve செய்துவிட்டது. பழைய notices தேதியுடன் archive செய்யப்பட்டுள்ளன.” முயற்சியும் நேரமும்: குறைவு முதல் நடுத்தரம் · 4 முதல் 8 வாரங்கள்.
உங்கள் பொறுப்புக்கான முழுப் பக்கத்தைத் திறக்கவும் →