Staff WhatsApp-இலும் personal email-இலும் personal data share செய்கிறார்கள். என்ன செய்வது?
Reviewed by InfraVeritas360 ResearchFirst published Last reviewed
Sources: DPDP Act, 2023 and DPDP Rules, 2025 (MeitY)
இது மொழிபெயர்த்த வழிகாட்டல்; legal advice அல்ல. சட்டச் சொற்கள் அவற்றின் English பெயருடன் காட்டப்பட்டுள்ளன. சந்தேகம் இருந்தால் English version-உம் Act-இன் official text-உம்தான் பொருந்தும். இந்தப் பக்கத்தை ஆங்கிலத்தில் படிக்கவும்
சுருக்கமான பதில்: ஆம், இது பொதுவான breach; staff-க்குப் பாதுகாப்பான வழி கொடுங்கள்
தவறான chat-க்கோ personal account-க்கோ personal data அனுப்புவது மிகப் பொதுவான breaches-இல் ஒன்று. Messaging-ஐத் தடை செய்வது பெரும்பாலும் வேலை செய்யாது. பயன்படுத்த எளிதான ஒரு approved tool-ஐ staff-க்குக் கொடுங்கள், எளிய rules வையுங்கள், தவறாக அனுப்பியதை உடனே report செய்வது பாதுகாப்பானது என்ற நிலையை உருவாக்குங்கள்.
சட்டம் என்ன சொல்கிறது
Section 8(5): reasonable safeguards கேட்கிறது. தவறாக அனுப்புவது Section 2(u)-இன் கீழ் breach; Section 8(6) பொருந்தும்.
- Section 8(5) · Rule 6: Reasonable security safeguards — பாதுகாப்பு ஏற்பாடுகள். Reasonable security safeguards மூலம் personal data-வைப் பாதுகாக்க வேண்டும். Rule 6 குறைந்தபட்சத் தேவைகளைப் பட்டியலிடுகிறது: encryption, masking அல்லது tokenisation; access control; logs மற்றும் monitoring; continuity-க்கு backups; logs-ஐக் குறைந்தது ஒரு ஆண்டு வைத்திருத்தல்; processors-உடனான contracts-இல் security terms.
- Section 8(6) · Rule 7: Data Breach intimation — பாதிக்கப்பட்டவர்களுக்குத் தெரிவித்தல். Personal data breach பற்றித் தெரியவந்தவுடன், பாதிக்கப்பட்ட ஒவ்வொருவருக்கும் Data Protection Board-க்கும் தாமதமின்றித் தெரிவிக்க வேண்டும். 72 மணி நேரத்துக்குள் Board-க்கு விரிவான report அனுப்ப வேண்டும். Request செய்து Board கூடுதல் காலம் அனுமதித்தால், அந்தக் காலத்துக்குள் அனுப்பலாம்.
Steps
- இன்று files, photos-ஐ teams உண்மையில் எப்படி share செய்கிறார்கள் என்று கேளுங்கள்.
- அந்த வேலைக்கு ஒரு approved tool கொடுங்கள்.
- மூன்று எளிய rules வையுங்கள்: approved tool மட்டும், personal accounts வேண்டாம், தவறாக அனுப்பினால் report செய்யுங்கள்.
- உங்கள் சொந்த வேலையிலிருந்து உண்மையான உதாரணங்களுடன் rules-ஐக் கற்றுக்கொடுங்கள்.
- சீக்கிரம் report செய்வதை நல்ல நடத்தையாகப் பாருங்கள், disciplinary case ஆக அல்ல.
வைத்திருக்க வேண்டிய evidence
- Approved tool பற்றிய policy
- Training record
- Wrong send incident reports
பொதுவான தவறுகள்
- மாற்று வழி இல்லாமல் தடை மட்டும்
- Report செய்பவர்களைத் தண்டிப்பது
- Vendors-உடனான group chats-ஐக் கண்டுகொள்ளாதது
யார் என்ன செய்ய வேண்டும்
- CISO / Security Head: உங்கள் tools உதவும்: email-இல் data-loss rules, approve செய்த file-share, mobile device controls. அதோடு, மக்கள் நம்பி report செய்யக்கூடிய ஒரு வழியும் வேண்டும்.
- HR Head: Teams CVs, salary sheets, ID copies-ஐ chat-இல் share செய்கிறார்கள். Recruiters-க்கும் payroll-க்கும் approve செய்த ஒரு sharing வழியைக் கொடுங்கள்.
- Operations Head: Shift groups-இலும் vendor chats-இலும்தான் data கசிகிறது. Lists, photos-ஐ share செய்ய supervisors-க்கு approve செய்த ஒரு வழியைக் கொடுங்கள்.
- Branch / Business Head: உங்கள் teams வேலை நடுவில் data-வை share செய்கிறார்கள். Risk உள்ள வழியை விட approve செய்த வழியை வேகமானதாக்குங்கள்.
- Customer service துறை: Personal phones அல்லது personal accounts-இலிருந்து customer data-வை ஒருபோதும் அனுப்ப வேண்டாம்.
- Information security / SOC துறை: Data-loss rules உதவும்; report செய்யும் வழிதான் அதைவிட முக்கியம்.
- Sales துறை: Personal chat-இல் customer lists கூடாது.
- Training & L&D துறை: Training-இல் wrong-send cases-ஐ உதாரணமாகப் பயன்படுத்துங்கள்.
Management-இடமிருந்து நல்ல பதில் எப்படி இருக்கும்
“Staff-க்கு share செய்ய ஒரு approved வழி இருக்கிறது. மூன்று rules-உம் அவர்களுக்குத் தெரியும். தவறாக அனுப்பியவை ஒரு மணி நேரத்துக்குள் report ஆகின்றன.” முயற்சியும் நேரமும்: குறைவு முதல் நடுத்தரம் · 4 முதல் 8 வாரங்கள்.
உங்கள் பொறுப்புக்கான முழுப் பக்கத்தைத் திறக்கவும் →