Patient records-ஐ எவ்வளவு காலம் வைத்திருக்க வேண்டும்?
Reviewed by InfraVeritas360 ResearchFirst published Last reviewed
Sources: DPDP Act, 2023 and DPDP Rules, 2025 (MeitY)
இது மொழிபெயர்த்த வழிகாட்டல்; legal advice அல்ல. சட்டச் சொற்கள் அவற்றின் English பெயருடன் காட்டப்பட்டுள்ளன. சந்தேகம் இருந்தால் English version-உம் Act-இன் official text-உம்தான் பொருந்தும். இந்தப் பக்கத்தை ஆங்கிலத்தில் படிக்கவும்
சுருக்கமான பதில்: குறைந்தது சட்டம் சொல்லும் காலம்; அதற்கு மேல் என்றால் எழுதிய காரணம் வேண்டும்
Health laws சொல்லும் காலம் வரையாவது வைத்திருங்கள்: 2002 medical ethics regulations படி indoor records சிகிச்சை தொடங்கியதிலிருந்து மூன்று ஆண்டுகள், PCPNDT records இரண்டு ஆண்டுகள், MTP registers ஐந்து ஆண்டுகள், Schedule H1 registers மூன்று ஆண்டுகள், ethics committee trial records ஒரு trial முடிந்து ஐந்து ஆண்டுகள். தொடர் சிகிச்சைக்காகவும் legal claims-க்காகவும் பல hospitals records-ஐ இன்னும் அதிக காலம் வைக்கின்றன. ஒவ்வொரு record வகைக்கும் காலத்தையும் காரணத்தையும் எழுதுங்கள். பிறகு erase அல்லது archive செய்யுங்கள்.
சட்டம் என்ன சொல்கிறது
ஒரு சட்டம் கேட்கும் இடத்தில் retention-ஐ Section 8(7) அனுமதிக்கிறது. Rule 8(3) குறைந்தபட்சம் ஒரு ஆண்டு என்று வைக்கிறது.
- Section 8(7) · Rule 8: Erasure and retention — எப்போது நீக்க வேண்டும், எவ்வளவு காலம் வைக்க வேண்டும். Purpose முடிந்தவுடன் அல்லது consent திரும்பப் பெறப்பட்டவுடன் personal data-வை erase செய்ய வேண்டும். ஏதாவது சட்டம் அதை வைத்திருக்கச் சொன்னால் மட்டுமே விதிவிலக்கு. உங்கள் processors-உம் erase செய்வதை உறுதிசெய்யுங்கள். Rules-இல் சொல்லப்பட்ட purposes-க்காக, ஒவ்வொரு Data Fiduciary-உம் personal data, traffic data, logs-ஐக் குறைந்தது ஒரு ஆண்டு வைத்திருக்க வேண்டும் என்று Rule 8(3) சொல்கிறது.
- Section 7: Legitimate uses — consent இல்லாமல் அனுமதிக்கப்பட்டவை. சில uses-க்கு consent தேவையில்லை: ஒரு குறிப்பிட்ட purpose-க்காக ஒருவர் தானாக முன்வந்து கொடுத்த data, சட்டப்படியான கடமைகள், உயிருக்கு ஆபத்து உள்ள medical emergency, epidemic காலத்தில் health services, disaster காலத்தில் பாதுகாப்பு, employment purposes.
Steps
- Record வகைகளைப் பட்டியலிடுங்கள்: OPD, IPD, lab, imaging, billing, PCPNDT, MTP, pharmacy.
- சட்டம் சொல்லும் குறைந்தபட்சக் காலத்தைக் குறியுங்கள்.
- அதற்கு மேல் காலம் என்றால், எவ்வளவு, ஏன் என்று முடிவு செய்யுங்கள்.
- கட்டுப்படுத்தப்பட்ட access-உடன் archive செய்யுங்கள்.
- ஒவ்வொரு deletion-ஐயும் பதிவு செய்யுங்கள்.
வைத்திருக்க வேண்டிய evidence
- Retention schedule
- Archive access list
- Delete செய்ததற்கான log
பொதுவான தவறுகள்
- Schedule என்றே எதுவும் இல்லாதது
- குறைந்தபட்சக் காலத்துக்கு முன்பே delete செய்வது
- பழைய records-க்கு எல்லோருக்கும் access விடுவது
யார் என்ன செய்ய வேண்டும்
- DPO / Privacy Lead: Erasure பதில்களில் இதைப் பயன்படுத்துங்கள்.
- CIO / IT Head: பழைய records-க்கு archive tiers அமையுங்கள்.
- Legal & Compliance: நீண்ட காலங்களையும் அவற்றின் காரணங்களையும் approve செய்யுங்கள்.
- Admin துறை: Records அறைகள் இந்த schedule-படியே நடக்க வேண்டும்.
உதாரணம் (ஆங்கிலத்தில்)
A hospital writes one schedule: IPD records at least three years, PCPNDT two, MTP register five, Schedule H1 three. Records past their period are archived or destroyed with a log.
Management-இடமிருந்து நல்ல பதில் எப்படி இருக்கும்
“ஒரே retention schedule, ஒவ்வொரு record வகையையும் அதன் legal basis-உடன் கவர் செய்கிறது. Archives கட்டுப்பாட்டில் உள்ளன.” முயற்சியும் நேரமும்: நடுத்தரம்.
உங்கள் பொறுப்புக்கான முழுப் பக்கத்தைத் திறக்கவும் →