States, banks அல்லது மற்ற ministries-உடன் data share செய்யலாமா?
Reviewed by InfraVeritas360 ResearchFirst published Last reviewed
Sources: DPDP Act, 2023 and DPDP Rules, 2025 (MeitY)
இது மொழிபெயர்த்த வழிகாட்டல்; legal advice அல்ல. சட்டச் சொற்கள் அவற்றின் English பெயருடன் காட்டப்பட்டுள்ளன. சந்தேகம் இருந்தால் English version-உம் Act-இன் official text-உம்தான் பொருந்தும். இந்தப் பக்கத்தை ஆங்கிலத்தில் படிக்கவும்
சுருக்கமான பதில்: ஆம்; எழுத்து மூலமான basis, குறைந்தபட்ச fields, log-உடன்
ஆம், scheme-க்கோ ஒரு சட்டத்துக்கோ தேவைப்படும் இடத்தில். அதற்கு நோக்கம், fields, security, retention ஆகியவற்றைச் சொல்லும் எழுத்து மூலமான MoU அல்லது order வேண்டும். குறைந்தபட்ச data-வை மட்டும், log செய்யப்படும் channels வழியாக share செய்யுங்கள். ஒவ்வொரு transfer-ஐயும் பதிவு செய்யுங்கள். Private parties-உடன் bulk sharing-க்குத் தெளிவான legal basis வேண்டும். முடிந்த இடங்களில் personal விவரங்களை mask செய்ய வேண்டும்.
சட்டம் என்ன சொல்கிறது
Section 7 bases, processors-க்கு Section 8(1), safeguards-க்கு Section 8(5).
- Section 7: Legitimate uses — consent இல்லாமல் அனுமதிக்கப்பட்டவை. சில uses-க்கு consent தேவையில்லை: ஒரு குறிப்பிட்ட purpose-க்காக ஒருவர் தானாக முன்வந்து கொடுத்த data, சட்டப்படியான கடமைகள், உயிருக்கு ஆபத்து உள்ள medical emergency, epidemic காலத்தில் health services, disaster காலத்தில் பாதுகாப்பு, employment purposes.
- Section 8(1)–(2): Data Fiduciary responsibility — vendor வேலை செய்தாலும் பொறுப்பு உங்களுடையது. Data எதற்காக, எப்படிப் பயன்படுத்தப்படுகிறது என்று முடிவு செய்யும் நிறுவனமே (Data Fiduciary) பொறுப்பு. வேலையை ஒரு vendor (Data Processor) செய்தாலும் இது மாறாது. Valid contract இருந்தால் மட்டுமே ஒரு processor-ஐ engage செய்யலாம்.
- Section 8(5) · Rule 6: Reasonable security safeguards — பாதுகாப்பு ஏற்பாடுகள். Reasonable security safeguards மூலம் personal data-வைப் பாதுகாக்க வேண்டும். Rule 6 குறைந்தபட்சத் தேவைகளைப் பட்டியலிடுகிறது: encryption, masking அல்லது tokenisation; access control; logs மற்றும் monitoring; continuity-க்கு backups; logs-ஐக் குறைந்தது ஒரு ஆண்டு வைத்திருத்தல்; processors-உடனான contracts-இல் security terms.
Steps
- வெளியே போகும் ஒவ்வொரு data flow-ஐயும் பட்டியலிடுங்கள்.
- ஒவ்வொன்றுக்கும் MoU அல்லது order எழுதுங்கள்.
- Fields-ஐக் குறைந்தபட்சத்துக்குக் குறையுங்கள்.
- Log செய்யப்படும் channels-ஐப் பயன்படுத்துங்கள்.
- ஆண்டுதோறும் flows-ஐ review செய்யுங்கள்.
வைத்திருக்க வேண்டிய evidence
- Data flows register
- MoUs
- ஒவ்வொரு transfer-இன் log
பொதுவான தவறுகள்
- Email attachments-ஆக அனுப்புவது
- எண்ணிக்கை மட்டும் போதும் இடத்தில் முழு data
- MoU இல்லாதது
யார் என்ன செய்ய வேண்டும்
- IT Head / NIC Coordinator: Email வழியாக data அனுப்புவதற்குப் பதில் APIs-ஐப் பயன்படுத்துங்கள்.
- மேற்பார்வை: AS / JS / Board: வெளியே எத்தனை data flows போகின்றன, அவற்றில் எத்தனைக்கு MoU உள்ளது என்று கேளுங்கள்.
- Legal cell: MoU template-ஐ draft செய்யுங்கள்.
- Scheme / Programme Head: ஒவ்வொரு partner-க்கும் எந்த fields கிடைக்கும் என்பதை நீங்கள் approve செய்யுங்கள்.
உதாரணம் (ஆங்கிலத்தில்)
A ministry sends beneficiary data to 30 states. Email attachments are replaced by a logged API with masked fields, under an MoU that sets purpose and retention.
Management-இடமிருந்து நல்ல பதில் எப்படி இருக்கும்
“வெளியே போகும் ஒவ்வொரு flow-க்கும் MoU, குறைந்தபட்ச fields, log உள்ளன.” முயற்சியும் நேரமும்: நடுத்தரம்.
உங்கள் பொறுப்புக்கான முழுப் பக்கத்தைத் திறக்கவும் →