KYC, transaction records-ஐ எவ்வளவு காலம் வைத்திருக்க வேண்டும்? அதன் பிறகு என்ன?
Reviewed by InfraVeritas360 ResearchFirst published Last reviewed
Sources: DPDP Act, 2023 and DPDP Rules, 2025 (MeitY)
இது மொழிபெயர்த்த வழிகாட்டல்; legal advice அல்ல. சட்டச் சொற்கள் அவற்றின் English பெயருடன் காட்டப்பட்டுள்ளன. சந்தேகம் இருந்தால் English version-உம் Act-இன் official text-உம்தான் பொருந்தும். இந்தப் பக்கத்தை ஆங்கிலத்தில் படிக்கவும்
சுருக்கமான பதில்: Relationship முடிந்து குறைந்தது ஐந்து ஆண்டுகள்; பிறகு erase
PMLA, RBI-இன் KYC Master Direction படி, identity records-ஐ relationship முடிந்த பிறகு குறைந்தது ஐந்து ஆண்டுகள் வைத்திருக்க வேண்டும். Transaction records-ஐ அந்த transaction நடந்த நாளிலிருந்து குறைந்தது ஐந்து ஆண்டுகள் வைத்திருக்க வேண்டும். அந்தக் காலத்தில் அந்தச் சட்டத் தேவைக்காக மட்டுமே அவற்றை வைத்திருங்கள். அதன் பிறகு, வேறு சட்டம் இன்னும் அதிக காலம் கேட்காவிட்டால், erase அல்லது anonymise செய்யுங்கள்.
சட்டம் என்ன சொல்கிறது
ஒரு சட்டம் கேட்கும் இடத்தில் retention-ஐ Section 8(7) அனுமதிக்கிறது. PMLA-வும் RBI-இன் KYC rules-உம் அப்படிப்பட்ட சட்டங்கள்.
- Section 8(7) · Rule 8: Erasure and retention — எப்போது நீக்க வேண்டும், எவ்வளவு காலம் வைக்க வேண்டும். Purpose முடிந்தவுடன் அல்லது consent திரும்பப் பெறப்பட்டவுடன் personal data-வை erase செய்ய வேண்டும். ஏதாவது சட்டம் அதை வைத்திருக்கச் சொன்னால் மட்டுமே விதிவிலக்கு. உங்கள் processors-உம் erase செய்வதை உறுதிசெய்யுங்கள். Rules-இல் சொல்லப்பட்ட purposes-க்காக, ஒவ்வொரு Data Fiduciary-உம் personal data, traffic data, logs-ஐக் குறைந்தது ஒரு ஆண்டு வைத்திருக்க வேண்டும் என்று Rule 8(3) சொல்கிறது.
- Section 7: Legitimate uses — consent இல்லாமல் அனுமதிக்கப்பட்டவை. சில uses-க்கு consent தேவையில்லை: ஒரு குறிப்பிட்ட purpose-க்காக ஒருவர் தானாக முன்வந்து கொடுத்த data, சட்டப்படியான கடமைகள், உயிருக்கு ஆபத்து உள்ள medical emergency, epidemic காலத்தில் health services, disaster காலத்தில் பாதுகாப்பு, employment purposes.
Steps
- KYC, transaction record வகைகளைப் பட்டியலிடுங்கள்.
- காலம் எப்போது தொடங்குகிறது என்று முடிவு செய்யுங்கள்: relationship முடிந்த நாள் அல்லது transaction நாள்.
- Closed accounts-இன் records-க்கு access-ஐக் குறையுங்கள்.
- காலம் முடிந்ததும் erase அல்லது anonymise செய்யுங்கள்.
- Erasure கேட்பவர்களுக்கான பதிலில் இதை விளக்குங்கள்.
வைத்திருக்க வேண்டிய evidence
- Retention schedule
- Closed accounts மீதான access restrictions
- Delete செய்ததற்கான logs
பொதுவான தவறுகள்
- எல்லாவற்றையும் என்றென்றும் வைத்திருப்பது
- சட்டக் காலம் முடியும் முன்பே delete செய்வது
- Closed account data-வை marketing-க்குப் பயன்படுத்துவது
யார் என்ன செய்ய வேண்டும்
- DPO / Privacy Lead: Delete செய்ய மறுக்க வேண்டியிருந்தால், இதை வைத்து எளிய வார்த்தைகளில் விளக்குங்கள்.
- CIO / IT Head: Closed accounts-க்கு தனி archive tier அமையுங்கள்; access குறைவாக இருக்கட்டும்.
- Legal & Compliance: Retention தொடர்பான சட்டங்களின் list-ஐ update-ஆக வைத்திருங்கள்.
- Customer service துறை: Customer delete செய்யச் சொன்னால், retention காரணத்தை பணிவாக விளக்குங்கள்.
உதாரணம் (ஆங்கிலத்தில்)
A customer closes her account and asks for deletion. KYC and transaction records stay for five years under PMLA, locked from marketing; her offer preferences and app analytics are deleted.
Management-இடமிருந்து நல்ல பதில் எப்படி இருக்கும்
“Closed account records lock செய்யப்பட்டு, சட்டக் காலம் வரை மட்டும் வைக்கப்படுகின்றன. பிறகு erase செய்யப்படுகின்றன.” முயற்சியும் நேரமும்: நடுத்தரம் · 8 முதல் 12 வாரங்கள்.
உங்கள் பொறுப்புக்கான முழுப் பக்கத்தைத் திறக்கவும் →