Staff WhatsApp आणि personal email वर personal data share करतात. काय करायचे?
Reviewed by InfraVeritas360 ResearchFirst published Last reviewed
Sources: DPDP Act, 2023 and DPDP Rules, 2025 (MeitY)
भाषांतरित मार्गदर्शन, legal advice नाही. Legal terms त्यांच्या English नावानेच दिले आहेत. शंका असल्यास English version आणि Act चा official text ग्राह्य धरा. हे पान इंग्रजीत वाचा
थोडक्यात उत्तर: हो, हा सामान्य breach आहे; staff ला सुरक्षित पर्याय द्या
चुकीच्या chat मध्ये किंवा personal account वर personal data पाठवणे, हा सर्वात सामान्य Data Breach प्रकारांपैकी एक आहे. Messaging वर बंदी घालून क्वचितच फायदा होतो. Staff ला वापरायला सोपे approved tool द्या, साधे नियम ठेवा, आणि चुकीचा send लगेच report करणे सुरक्षित वाटेल असे वातावरण ठेवा.
कायदा काय सांगतो
Section 8(5) नुसार reasonable safeguards हवेत. चुकीचा send हा Section 2(u) नुसार Data Breach आहे, आणि Section 8(6) लागू होते.
- Section 8(5) · Rule 6: Reasonable security safeguards — data सुरक्षित ठेवणे. Personal data reasonable security safeguards ने सुरक्षित ठेवा. Rule 6 किमान गोष्टी सांगतो: encryption, masking किंवा tokenisation; access control; logs आणि monitoring; continuity साठी backups; logs किमान एक वर्ष ठेवणे; आणि processors सोबतच्या contracts मध्ये security terms.
- Section 8(6) · Rule 7: Personal data breach intimation — breach बद्दल कळवणे. Personal data breach लक्षात येताच, प्रत्येक बाधित व्यक्तीला आणि Data Protection Board ला विलंब न करता कळवा. Board ला 72 तासांच्या आत सविस्तर report पाठवा. Request केल्यावर Board ने जास्त वेळ दिला, तर त्या मुदतीत.
Steps
- Teams आज files आणि photos प्रत्यक्षात कसे share करतात, ते विचारा.
- त्या कामासाठी एक approved tool द्या.
- तीन साधे नियम ठेवा: approved tool, personal accounts नाहीत, चुकीचा send report करा.
- तुमच्याच कामातली खरी उदाहरणे घेऊन नियम शिकवा.
- लगेच report करणे चांगले वर्तन माना, disciplinary case नाही.
ठेवायचा evidence
- Approved-tool policy
- Training record
- Wrong-send incident reports
नेहमीच्या चुका
- पर्याय न देता फक्त बंदी
- Report करणाऱ्यांनाच शिक्षा
- Vendors सोबतचे group chats दुर्लक्षित करणे
कोणाची काय जबाबदारी
- CISO / Security Head: तुमचे tools मदत करू शकतात: email वर data-loss rules, एक approved file-share, mobile device controls. सोबत लोकांना विश्वास वाटेल असा reporting route द्या.
- HR Head: Teams chat वर CVs, salary sheets आणि ID copies share करतात. Recruiters आणि payroll ला share करण्याचा एक approved मार्ग द्या.
- Operations Head: Shift groups आणि vendor chats मधूनच data leak होतो. Supervisors ना lists आणि photos share करण्याचा approved मार्ग द्या.
- Branch / Business Head: तुमच्या teams रोजच्या कामाच्या मध्येच data share करतात. Approved मार्ग risky मार्गापेक्षा जलद करा.
- Customer service विभाग: Personal phones किंवा accounts वरून customer data कधीही पाठवू नका.
- Information security / SOC विभाग: Data-loss rules मदत करतात; पण reporting routes जास्त महत्त्वाचे.
- Sales विभाग: Personal chat वर customer lists नकोत.
- Training आणि L&D विभाग: Training मध्ये wrong-send च्या cases वापरा.
Management कडून चांगले उत्तर कसे असते
“Staff कडे share करण्याचा approved मार्ग आहे, त्यांना तीन नियम माहीत आहेत, आणि चुकीचे sends तासाभरात report होतात.” मेहनत आणि वेळ: कमी ते मध्यम · 4 ते 8 आठवडे.
तुमच्या भूमिकेसाठी पूर्ण पान उघडा →