Candidates चा data किती काळ ठेवता येतो?
Reviewed by InfraVeritas360 ResearchFirst published Last reviewed
Sources: DPDP Act, 2023 and DPDP Rules, 2025 (MeitY)
भाषांतरित मार्गदर्शन, legal advice नाही. Legal terms त्यांच्या English नावानेच दिले आहेत. शंका असल्यास English version आणि Act चा official text ग्राह्य धरा. हे पान इंग्रजीत वाचा
थोडक्यात उत्तर: Hiring purpose पुरते, मग delete; candidate तयार असेल तरच ठेवा
Hiring च्या purpose साठी गरज आहे तोपर्यंतच. पुढच्या roles साठी CVs ठेवायचे असतील तर candidate ला विचारा. Background check reports sensitive असतात. त्यांची retention कमी ठेवा आणि access मर्यादित ठेवा.
कायदा काय सांगतो
Purpose संपल्यावर Section 8(7) erasure मागतो. पुढच्या roles साठी data ठेवायला Section 6 नुसार consent लागते.
- Section 8(7) · Rule 8: Erasure and retention — data delete करणे आणि ठेवणे. Purpose संपला किंवा consent withdraw झाला की personal data delete करा. एखाद्या कायद्याने तो ठेवणे बंधनकारक असेल, तर तेवढा अपवाद. तुमच्या processors कडूनही तो delete करून घ्या. Rule 8(3) नुसार प्रत्येक Data Fiduciary ने Rules मध्ये दिलेल्या purposes साठी personal data, traffic data आणि logs किमान एक वर्ष ठेवायचे आहेत.
- Section 6: Consent — वैध consent कसा असावा. Consent free, specific, informed, unconditional आणि unambiguous असावा. तो clear action ने दिलेला असावा. Purpose साठी आवश्यक तेवढ्याच data पुरता मर्यादित असावा. तो देणे जितके सोपे, तितकेच withdraw करणेही सोपे असावे.
- Section 5 · Rule 3: Notice — consent मागताना द्यायची माहिती. Consent मागताना स्पष्ट आणि स्वतंत्र notice द्या. त्यात सांगा: कोणता data, कोणत्या purpose साठी, consent कसा withdraw करायचा, rights कसे वापरायचे आणि Data Protection Board कडे complaint कशी करायची. Act आधी गोळा केलेल्या data साठी, reasonably practicable होईल तितक्या लवकर notice द्यायची आहे.
Steps
- निवड न झालेल्या candidates साठी retention period ठरवा.
- Talent pool साठी consent घ्या.
- Background reports चा access मर्यादित करा.
- Schedule नुसार delete करा.
- Job portal आणि recruiter vendor चे terms तपासा.
ठेवायचा evidence
- ATS मधील retention setting
- Talent pool साठी घेतलेली consent
- Deletion चे logs
नेहमीच्या चुका
- प्रत्येक CV कायमचा ठेवणे
- Recruiters कडे personal copies
- Background reports email मध्ये पडून राहणे
कोणाची काय जबाबदारी
- DPO / Privacy Lead: Candidates सुद्धा विचारतात की तुमच्याकडे त्यांचा कोणता data आहे.
- HR Head: तुमच्याकडचा सर्वात मोठा data साठा बहुतेक candidates चा असतो.
- HR विभाग: ATS ची retention याच महिन्यात ठरवा.
उदाहरण (इंग्रजीत)
An IT company's ATS holds 4 lakh CVs. Records older than six months without talent-pool consent are deleted; background reports move to a restricted folder.
Management कडून चांगले उत्तर कसे असते
“Candidate ने opt-in केले नसेल तर त्याचा data schedule नुसार expire होतो, आणि background reports restricted असतात.” मेहनत आणि वेळ: कमी · 2 ते 4 आठवडे.
तुमच्या भूमिकेसाठी पूर्ण पान उघडा →