Privacy notice में क्या लिखना है, और वह लोगों को कहाँ दिखना चाहिए?
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Sources: DPDP Act, 2023 and DPDP Rules, 2025 (MeitY)
यह translated guidance है, legal advice नहीं। Legal terms उनके English नाम के साथ दिए गए हैं। कोई शक हो तो English version और Act का official text ही मान्य है। यह पेज अंग्रेज़ी में पढ़ें
छोटा जवाब: हाँ, हर उस जगह जहाँ आप data लेते हैं
Notice में लोगों को सीधी भाषा में बताना है कि आप कौन-सा data लेते हैं और क्यों। साथ में यह भी कि consent वापस कैसे लें, अपने rights कैसे इस्तेमाल करें और Data Protection Board के पास शिकायत कैसे करें। Notice अपने आप में पूरा होना चाहिए, लंबी terms and conditions से अलग। और यह वहीं दिखना चाहिए जहाँ data लिया जा रहा है।
कानून क्या कहता है
Section 5 और Rule 3 के हिसाब से notice ऐसा हो जो अकेले पढ़कर समझ आ जाए। उसमें data items की अलग-अलग list हो, और हर item के सामने उसका purpose लिखा हो। Act से पहले का जो data आपके पास है, उसके लिए भी notice देना है, जितनी जल्दी reasonably practicable हो।
- Section 5 · Rule 3: Notice — consent माँगने से पहले साफ़ जानकारी. Consent माँगते समय एक साफ़ notice दें, जो अपने आप में पूरा हो। उसमें बताएँ: कौन-सा data, किस purpose के लिए, consent कैसे withdraw करें, rights कैसे इस्तेमाल करें, और Data Protection Board को complaint कैसे करें। Act से पहले लिए गए data के लिए भी notice देना है, जितनी जल्दी reasonably practicable हो।
- Section 6: Consent — साफ़ और अपनी मर्ज़ी से दी गई हाँ. Consent free, specific, informed, unconditional और unambiguous होना चाहिए। यह किसी clear action से दिया जाए और purpose के लिए ज़रूरी data तक ही सीमित रहे। Consent withdraw करना उतना ही आसान हो, जितना देना था।
- Sections 11–14 · Rule 14: Rights of Data Principal — लोगों के rights. लोग अपने data का summary माँग सकते हैं, और यह भी कि data किसके साथ share हुआ। वे correction, completion, updating या erasure माँग सकते हैं, complaint कर सकते हैं, और अपनी जगह काम करने के लिए किसी को nominate कर सकते हैं। यह सब कैसे करना है, आपको publish करना होगा।
Steps
- वे सारी जगहें लिखिए जहाँ से personal data आता है: forms, apps, counter, calls, emails, partner feeds.
- हर collection point के लिए एक छोटा notice बनाइए, जिसमें data item और purpose आमने-सामने हों।
- Consent वापस लेने का तरीका, request करने का तरीका और DPO या contact person की details जोड़िए।
- Notice English में दीजिए, और उन भाषाओं में भी जो आपके customers सच में बोलते-पढ़ते हैं।
- हर version उस तारीख के साथ रखिए जिस दिन वह live हुआ।
कौन-सा evidence रखना है
- हर collection point पर notice के dated screenshots या copies
- Notice version history
- Translations, जहाँ दिए गए हों
आम गलतियाँ
- Notice को terms and conditions के अंदर छुपा देना
- सब कुछ के लिए एक ही notice, data items और purpose का कोई मेल नहीं
- Act से पहले लिया गया पुराना data भूल जाना
किसकी क्या ज़िम्मेदारी
- DPO / Privacy Lead: Notice की wording और उसकी version history आपकी ज़िम्मेदारी है। एक folder रखें जिसमें हर live notice, उसकी तारीख और approve करने वाले का नाम हो। Auditor अक्सर सबसे पहले यही folder माँगता है।
- Legal & Compliance: Wording approve करें और उसे आसान रखें। जो notice regulator दो मिनट में पढ़ ले, वह उस पूरे notice से बेहतर है जिसे कोई नहीं पढ़ता।
- Operations Head: Notices असल में आपके counters, forms और call scripts पर ही दिखते हैं। Check करें कि हर जगह current version दिख रहा है।
- Chief Compliance Officer: हर notice की version history रखें।
- Product Head: जब feature बदलने से collection बदले, तो notice भी बदलना चाहिए।
- Marketing Head (CMO): हर landing page और contest form पर छोटा notice चाहिए।
- Administration department: Reception और gates पर data लिया जाता है। वहाँ छोटा notice लगाएँ।
- Marketing department: Landing pages, contest forms और event sign-ups, हर एक पर छोटा notice चाहिए।
- Facilities और physical security department: Gate पर notice।
Management का अच्छा जवाब कैसा होता है
“हमने सारे collection points की list बना ली है, और हर जगह अब छोटा notice दिखता है। Legal ने wording approve कर दी है, और पुराने notices तारीख के साथ archive में हैं।” Effort और समय: हल्का से मध्यम · 4 से 8 हफ़्ते.
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