कोई पूछे कि उसका कौन-सा data हमारे पास है, तो क्या भेजें?
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Sources: DPDP Act, 2023 and DPDP Rules, 2025 (MeitY)
यह translated guidance है, legal advice नहीं। Legal terms उनके English नाम के साथ दिए गए हैं। कोई शक हो तो English version और Act का official text ही मान्य है। यह पेज अंग्रेज़ी में पढ़ें
छोटा जवाब: हाँ, साफ़ summary, published timeline के अंदर
उसके बारे में आपके पास जो personal data है और आप उससे क्या करते हैं, उसका summary भेजिए। साथ में उन organisations के नाम जिनके साथ data share किया, और क्या share किया। पहले व्यक्ति की पहचान check कीजिए, request log कीजिए और अपने जवाब की copy रखिए।
कानून क्या कहता है
Section 11 summary और उन organisations की list का अधिकार देता है जिनके साथ data share हुआ। Rule 14 कहता है कि request कैसे करें यह publish कीजिए, और अपनी published अवधि के अंदर जवाब दीजिए।
- Sections 11–14 · Rule 14: Rights of Data Principal — लोगों के rights. लोग अपने data का summary माँग सकते हैं, और यह भी कि data किसके साथ share हुआ। वे correction, completion, updating या erasure माँग सकते हैं, complaint कर सकते हैं, और अपनी जगह काम करने के लिए किसी को nominate कर सकते हैं। यह सब कैसे करना है, आपको publish करना होगा।
- Section 8(9)–(10) · Rules 9, 14: Contact person and grievance redressal — सवाल और complaints. DPO या किसी ऐसे व्यक्ति का business contact publish करें, जो personal data से जुड़े सवालों का जवाब दे सके। एक चालू grievance process रखें और reasonable period में जवाब दें, जो 90 दिन से ज़्यादा न हो।
Steps
- Request जिस दिन आए, उसी दिन एक ही register में log कीजिए।
- पहचान उन details से verify कीजिए जो पहले से आपके पास हैं।
- हर system में खोजिए, vendors के पास रखी copies भी।
- सीधा summary लिखिए: कौन-सा data, किस काम के लिए, किसको मिला।
- भेजिए, और request, search notes और जवाब file कीजिए।
कौन-सा evidence रखना है
- Request register
- हर request के search notes
- हर जवाब की dated copy
आम गलतियाँ
- Raw database dump भेज देना
- Vendors के पास पड़ा data भूल जाना
- भेजने से पहले पहचान check न करना
किसकी क्या ज़िम्मेदारी
- DPO / Privacy Lead: Requests आपके पास ही आती हैं, भले ही data दूसरी teams के पास हो। हर system owner के साथ पहले से turnaround तय कर लें, ताकि 25वें दिन लोगों के पीछे भागना न पड़े।
- Operations Head: ज़्यादातर requests front-line staff के पास आती हैं। उन्हें सिखाएँ कि request log करें और उसी दिन आगे भेजें, खुद जवाब न दें।
- Branch / Business Head: आपके area के लोगों के पास ऐसा data है जो कोई माँग सकता है। पता रखें कि request कौन log करेगा और कौन ढूँढेगा।
- Product Head: Users के लिए अपना data देखने और download करने का तरीका design करें।
- HR department: Staff पूछ सकता है कि HR के पास उनके बारे में क्या है। Summary देने का process तैयार रखें।
- Customer service department: हर request उसी दिन log करें जिस दिन आए, और उसे DPO के register में भेजें।
- Sales department: Data requests DPO के register में भेजें।
- Training और L&D department: Front-line staff को requests log करना सिखाएँ।
- Records और archives department: कोई माँगे तो records जल्दी ढूँढें।
Management का अच्छा जवाब कैसा होता है
“सारी requests एक register में आती हैं। हम published time से काफ़ी पहले जवाब देते हैं, और हर जवाब दिखा सकते हैं।” Effort और समय: मध्यम · setup में 6 से 8 हफ़्ते.
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