Privacy complaint को 90 दिन के अंदर कैसे निपटाएँ?
Reviewed by InfraVeritas360 ResearchFirst published Last reviewed
Sources: DPDP Act, 2023 and DPDP Rules, 2025 (MeitY)
यह translated guidance है, legal advice नहीं। Legal terms उनके English नाम के साथ दिए गए हैं। कोई शक हो तो English version और Act का official text ही मान्य है। यह पेज अंग्रेज़ी में पढ़ें
छोटा जवाब: अपनी published अवधि में जवाब दीजिए, 90 दिन से ज़्यादा कभी नहीं
शिकायत करने का एक साफ़ तरीका publish कीजिए। हर complaint log कीजिए, उसे एक owner दीजिए और अपनी published अवधि में जवाब दीजिए, जो 90 दिन से ज़्यादा कभी न हो। लोग Data Protection Board के पास तभी जा सकते हैं जब आपका process पूरा कर लें। इसलिए अच्छा process हो तो ज़्यादातर मामले आपके पास ही सुलझ जाते हैं।
कानून क्या कहता है
Section 8(10) एक चालू grievance process माँगता है। Rule 14(3) जवाब की अधिकतम सीमा 90 दिन रखता है। Section 13 कहता है कि Board के पास जाने से पहले लोगों को आपका process इस्तेमाल करना होगा।
- Section 8(9)–(10) · Rules 9, 14: Contact person and grievance redressal — सवाल और complaints. DPO या किसी ऐसे व्यक्ति का business contact publish करें, जो personal data से जुड़े सवालों का जवाब दे सके। एक चालू grievance process रखें और reasonable period में जवाब दें, जो 90 दिन से ज़्यादा न हो।
- Sections 11–14 · Rule 14: Rights of Data Principal — लोगों के rights. लोग अपने data का summary माँग सकते हैं, और यह भी कि data किसके साथ share हुआ। वे correction, completion, updating या erasure माँग सकते हैं, complaint कर सकते हैं, और अपनी जगह काम करने के लिए किसी को nominate कर सकते हैं। यह सब कैसे करना है, आपको publish करना होगा।
- Sections 18–26: Data Protection Board — complaints और breaches देखने वाली संस्था. Data Protection Board of India complaints सुनता है और breaches की inquiry करता है। यह November 2025 में बना। इस page के आखिरी review तक इसके chairperson और members नियुक्त नहीं हुए थे।
Steps
- Privacy complaints के लिए एक contact अपनी website, app और notices पर publish कीजिए।
- हर complaint को तारीख, channel और एक named owner के साथ log कीजिए।
- कुछ दिनों में acknowledge कीजिए, और internal target 90 दिन से काफ़ी कम रखिए।
- सिर्फ़ उस एक case को नहीं, उसकी असली वजह को ढूँढकर ठीक कीजिए।
- लिखकर जवाब दीजिए और तारीख के साथ entry close कीजिए।
कौन-सा evidence रखना है
- तारीखों के साथ complaint register
- भेजे गए जवाब
- Management को monthly summary
आम गलतियाँ
- Privacy complaints को बिना tag के आम complaints में मिला देना
- कोई owner नहीं, तो दिन कोई नहीं गिनता
- वजह ठीक किए बिना complaint close कर देना
किसकी क्या ज़िम्मेदारी
- DPO / Privacy Lead: दिन खुद गिनें। हर महीने Management को एक छोटा note भेजें, जिसमें open complaints और वे कितनी पुरानी हैं, यह लिखा हो। इससे 90 दिन की limit सबकी नज़र में रहती है।
- Operations Head: कई complaints service complaint के रूप में शुरू होती हैं। जो personal data से जुड़ी हैं, उन्हें tag करें ताकि वे privacy log में जाएँ।
- Chief Compliance Officer: Privacy complaints के दिन खुद गिनें।
- Customer service department: Privacy complaints को tag करें और दिन गिनें।
Management का अच्छा जवाब कैसा होता है
“हर privacy complaint का एक owner और तारीख है। हमारा average reply time limit से काफ़ी कम है, और बार-बार आने वाली वजहें हर quarter हमें report होती हैं।” Effort और समय: हल्का · 3 से 6 हफ़्ते.
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