Emergency plan की contact list authorities को देना: क्या यह ठीक है?
Reviewed by InfraVeritas360 ResearchFirst published Last reviewed
Sources: DPDP Act, 2023 and DPDP Rules, 2025 (MeitY)
यह translated guidance है, legal advice नहीं। Legal terms उनके English नाम के साथ दिए गए हैं। कोई शक हो तो English version और Act का official text ही मान्य है। यह पेज अंग्रेज़ी में पढ़ें
छोटा जवाब: हाँ, plan के लिए; उतना ही share करें जितना उसे चाहिए
हाँ। Chemical rules के तहत occupier को on-site emergency plan बनाकर Authority को देना होता है, और crisis groups इन plans से district और local plans बनाते हैं। इसके लिए नाम और phone numbers share करना क़ानूनी duty है। उतना ही share करें जितना plan को चाहिए। सूची को up to date रखें, और जो लोग जा चुके हैं उनके नाम हटाएँ। Rules कहते हैं कि site के बाहर के लोगों को hazards के बारे में बताना है। वे residents का register बनाने को नहीं कहते, इसलिए ऐसी कोई सूची हो तो छोटी रखें।
कानून क्या कहता है
Section 7 में क़ानूनी duties और disaster के समय safety आती है। Section 8(3) कहता है कि data share करते समय वह सही होना चाहिए। Section 8(5) के तहत copies के लिए safeguards चाहिए।
- Section 7: Legitimate uses — consent के बिना allowed uses. कुछ uses के लिए consent ज़रूरी नहीं है: व्यक्ति ने किसी specified purpose के लिए अपनी मर्ज़ी से जो data दिया, कानून के तहत duties, जान के खतरे वाली medical emergency, epidemic के समय health services, disaster के समय safety, और employment के purposes।
- Section 8(3): Accuracy — data पूरा और सही हो. अगर personal data के आधार पर किसी व्यक्ति के बारे में फ़ैसला लिया जाता है, या data किसी दूसरे Data Fiduciary के साथ share होता है, तो reasonable care लें कि वह complete, accurate और consistent हो।
- Section 8(5) · Rule 6: Reasonable security safeguards — data को सुरक्षित रखना. Personal data को reasonable security safeguards से सुरक्षित रखें। Rule 6 में minimum बताया गया है: encryption, masking या tokenisation; access control; logs और monitoring; continuity के लिए backups; logs कम से कम एक साल रखना; और processors के contracts में security terms।
- Section 8(7) · Rule 8: Erasure and retention — data कब delete करना है. Purpose पूरा होने पर या consent withdraw होने पर personal data delete करें, जब तक कोई कानून उसे रखने को न कहे। अपने processors से भी delete करवाएँ। Rule 8(3) के तहत हर Data Fiduciary को Rules में दिए purposes के लिए personal data, traffic data और logs कम से कम एक साल रखने हैं।
Steps
- On-site plan में कौन-सा personal data है, उसकी सूची बनाएँ: emergency team, key staff, contractors, authority contacts।
- जो plan के लिए ज़रूरी नहीं, जैसे घर का पता, वह हटा दें।
- हर mock drill के बाद और किसी के जाने पर सूची review करें।
- Plan authorities को ऐसे channel से भेजें जिसका record आप दिखा सकें।
- पुराने versions ज़रूरत तक ही रखें, फिर destroy करें।
कौन-सा evidence रखना है
- Review date के साथ plan की contact list
- Mock drill record
- Plan भेजने का record
- पुराने versions का destruction log
आम गलतियाँ
- सूचियों में सालों पहले गए staff के नाम
- Plan में घर के पते और परिवार के नंबर
- Gate के notice board पर लगी copies
किसकी क्या ज़िम्मेदारी
- DPO / Privacy Lead: यह legal duty है, consent नहीं। Record of uses में यही लिखें।
- CISO / Security Head: Shared drives पर रखी plan copies पर access सीमित रखें।
- HR Head: Leavers और transfers की जानकारी उसी हफ़्ते safety team को भेजें।
- Legal & Compliance: हर authority को plan किस rule के तहत मिलता है, यह note करें।
- Operations Head: Shift in-charges इस list में हैं। Numbers बदलें तो safety team को बताएँ।
- Plant Head / Factory Manager: On-site plan आपका है। हर छह-मासिक drill के बाद list review करें।
- Administration department: Gate और control room की copies दीवार पर नहीं, बंद folder में रखें।
उदाहरण (अंग्रेज़ी में)
After a six-monthly mock drill, a chemical plant reviews its emergency contact list. Four people who left are removed, home addresses are dropped, and the updated plan goes to the Authority by recorded email.
Management का अच्छा जवाब कैसा होता है
“हमारी emergency contact list हर mock drill के बाद review होती है। उसमें सिर्फ़ वही है जो plan को चाहिए, और वह recorded channel से authorities तक जाती है।” Effort और समय: हल्का · 2 से 4 हफ़्ते.
अपनी भूमिका के लिए पूरा पेज खोलें →