Police, court या regulator किसी का data माँगे, तो क्या करें?
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Sources: DPDP Act, 2023 and DPDP Rules, 2025 (MeitY)
यह translated guidance है, legal advice नहीं। Legal terms उनके English नाम के साथ दिए गए हैं। कोई शक हो तो English version और Act का official text ही मान्य है। यह पेज अंग्रेज़ी में पढ़ें
छोटा जवाब: हाँ, जब request lawful और लिखित हो
Check कीजिए कि request लिखित में है, सही authority से आई है और उसमें legal power का ज़िक्र है। सिर्फ़ उतना share कीजिए जितना माँगा गया, क्या भेजा और किसे भेजा यह record कीजिए, और request file में रखिए। Act legal duty पूरी करने के लिए processing allow करता है, पर इसका मतलब phone call पर सब कुछ दे देना नहीं है।
कानून क्या कहता है
Section 7(d) और 7(e) State को disclose करने की legal duty, या किसी judgment या order को मानने के लिए processing allow करते हैं। Section 17(1)(c) offences रोकने, पकड़ने या investigate करने के लिए processing को exempt करता है।
- Section 7: Legitimate uses — consent के बिना allowed uses. कुछ uses के लिए consent ज़रूरी नहीं है: व्यक्ति ने किसी specified purpose के लिए अपनी मर्ज़ी से जो data दिया, कानून के तहत duties, जान के खतरे वाली medical emergency, epidemic के समय health services, disaster के समय safety, और employment के purposes।
- Section 8(5) · Rule 6: Reasonable security safeguards — data को सुरक्षित रखना. Personal data को reasonable security safeguards से सुरक्षित रखें। Rule 6 में minimum बताया गया है: encryption, masking या tokenisation; access control; logs और monitoring; continuity के लिए backups; logs कम से कम एक साल रखना; और processors के contracts में security terms।
Steps
- ऐसी हर request Legal को भेजिए।
- Authority, legal power और scope check कीजिए।
- सिर्फ़ जितना माँगा गया, उतना secure तरीके से share कीजिए।
- Request log कीजिए: क्या भेजा, किसने और कब।
- व्यक्ति को बताइए, जब तक कानून या authority मना न करे।
कौन-सा evidence रखना है
- Authority request log
- Requests की copies
- क्या भेजा गया, उसका record
आम गलतियाँ
- Phone call पर share कर देना
- कुछ lines माँगी गईं और पूरी files भेज देना
- कोई log नहीं
किसकी क्या ज़िम्मेदारी
- Legal & Compliance: Authority request log आपकी ज़िम्मेदारी है। हर बार legal power check करें, जाने-पहचाने requesters के लिए भी।
- Company Secretary: Secretarial team तक पहुँचने वाली authority requests भी उसी log में जाएँ।
- Legal department: हर request पर legal power check करें, और क्या share हुआ यह log करें।
- Records और archives department: क्या release हुआ, यह log करें।
Management का अच्छा जवाब कैसा होता है
“सारी authority requests Legal से होकर जाती हैं। हम power check करते हैं, सिर्फ़ ज़रूरी चीज़ share करते हैं, और log रखते हैं।” Effort और समय: हल्का · 2 से 3 हफ़्ते.
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