Candidates का data कितने समय तक रख सकते हैं?
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Sources: DPDP Act, 2023 and DPDP Rules, 2025 (MeitY)
यह translated guidance है, legal advice नहीं। Legal terms उनके English नाम के साथ दिए गए हैं। कोई शक हो तो English version और Act का official text ही मान्य है। यह पेज अंग्रेज़ी में पढ़ें
छोटा जवाब: Hiring purpose तक, फिर delete, जब तक candidate हाँ न कहे
सिर्फ़ तब तक, जब तक hiring के purpose के लिए ज़रूरी है। अगर आगे के roles के लिए CVs रखने हैं, तो candidate से पूछें। Background check reports sensitive होती हैं। उनकी retention छोटी हो और access सीमित हो।
कानून क्या कहता है
Purpose पूरा होने पर Section 8(7) erasure माँगता है। आगे के roles के लिए data रखने को Section 6 के तहत consent चाहिए।
- Section 8(7) · Rule 8: Erasure and retention — data कब delete करना है. Purpose पूरा होने पर या consent withdraw होने पर personal data delete करें, जब तक कोई कानून उसे रखने को न कहे। अपने processors से भी delete करवाएँ। Rule 8(3) के तहत हर Data Fiduciary को Rules में दिए purposes के लिए personal data, traffic data और logs कम से कम एक साल रखने हैं।
- Section 6: Consent — साफ़ और अपनी मर्ज़ी से दी गई हाँ. Consent free, specific, informed, unconditional और unambiguous होना चाहिए। यह किसी clear action से दिया जाए और purpose के लिए ज़रूरी data तक ही सीमित रहे। Consent withdraw करना उतना ही आसान हो, जितना देना था।
- Section 5 · Rule 3: Notice — consent माँगने से पहले साफ़ जानकारी. Consent माँगते समय एक साफ़ notice दें, जो अपने आप में पूरा हो। उसमें बताएँ: कौन-सा data, किस purpose के लिए, consent कैसे withdraw करें, rights कैसे इस्तेमाल करें, और Data Protection Board को complaint कैसे करें। Act से पहले लिए गए data के लिए भी notice देना है, जितनी जल्दी reasonably practicable हो।
Steps
- जिन candidates का selection नहीं हुआ, उनके लिए retention period तय करें।
- Talent pool के लिए consent लें।
- Background reports पर access सीमित करें।
- Schedule के हिसाब से delete करें।
- Job portal और recruiter vendors की terms check करें।
कौन-सा evidence रखना है
- ATS में retention setting
- Talent pool के लिए consent
- Deletion के logs
आम गलतियाँ
- हर CV हमेशा के लिए रख लेना
- Recruiters के पास personal copies
- Background reports email में पड़ी रहना
किसकी क्या ज़िम्मेदारी
- DPO / Privacy Lead: Candidates भी पूछते हैं कि आपके पास उनका क्या data है।
- HR Head: आपके पास सबसे बड़ा data अक्सर candidates का होता है।
- HR department: ATS की retention इसी महीने तय करें।
उदाहरण (अंग्रेज़ी में)
An IT company's ATS holds 4 lakh CVs. Records older than six months without talent-pool consent are deleted; background reports move to a restricted folder.
Management का अच्छा जवाब कैसा होता है
“Candidate data schedule पर expire हो जाता है, जब तक candidate opt-in न करे। Background reports पर access सीमित है।” Effort और समय: Light · 2 से 4 हफ़्ते.
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